Gantt chart - Công cụ quản lý dự án hữu ích và chuyên nghiệp

3,442

Mượn trích dẫn từ Dr. Joseph M. Juran, “Tất cả các cải tiến đều được làm thông qua thực hiện dự án, không còn cách nào khác”. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ với bạn đọc một công cụ rất quen thuộc và hữu ích trong việc lập và theo dõi dự án. Đó là Gantt chart. Vậy, Gantt chart là gì? Khi nào thì sử dụng? Tạo Gantt chart như thế nào? Và hơn hết là một file mẫu để tải về sử dụng miễn phí. Mời các bạn tham khảo bài chia sẻ dưới đây

Gantt chart là gì?

Gantt chart – biểu đồ Gantt được Henry Gantt phát minh ra vào năm 1910. Là biểu đồ thanh hiển thị các nhiệm vụ (công việc) của dự án. Khi nào công việc cần thực hiện và sẽ mất bao lâu để hoàn thành. Khi theo dõi tiến độ dự án, các thanh biểu đồ được tô lên để hiển thị việc nào đã được hoàn thành. Người chịu trách nhiệm cho công việc cũng có thể được thể hiện trên biểu đồ theo tên hoặc bằng màu. Ngoài ra, Gantt chart còn được biết với tên biểu đồ cột mốc, biểu đồ thanh dự án, biểu đồ hoạt động…

Khi nào sử dụng Gantt chart?

Biểu đồ Gantt được sử dụng khi:

Lập kế hoạch và giám sát các nhiệm vụ trong một dự án
Truyền đạt kế hoạch hoặc tình trạng của một dự án
Các bước của dự án hoặc quy trình, trình tự và thời gian của chúng được biết đến
Bạn không cần chỉ ra những việc nào phụ thuộc vào việc hoàn thành các việc trước đó

Tạo một Gantt chart

1. Quy trình cơ bản bắt đầu bằng việc xác định các công việc để đưa vào biểu đồ Gantt của bạn. Xác định:

Các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án
Các cột mốc quan trọng trong dự án thông qua danh sách Brainstorming, hoặc qua vẽ flow chart…
Thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ
Chuỗi sự kiện. Những nhiệm vụ nào phải được hoàn thành, trước khi một nhiệm vụ sau có thể bắt đầu? Những nhiệm vụ nào có thể thực hiện đồng thời? Việc nào phải được hoàn thành trước mỗi cột mốc?

2. Vẽ trục thời gian ngang dọc trên cùng hoặc dưới cùng của trang. Trên trục, đánh dấu thang đo thích hợp cho độ dài của nhiệm vụ. Có thể là ngày hoặc tuần.

3. Ở phía bên trái của trang, viết từng nhiệm vụ và cột mốc của dự án theo thứ tự. Đối với các sự kiện xảy ra tại một thời điểm như báo cáo giai đoạn chẳng hạn. Hãy vẽ một viên kim cương theo thời gian sự kiện phải xảy ra. Đối với các hoạt động xảy ra trong một khoảng thời gian kéo dài. Chẳng hạn như phát triển kế hoạch hoặc tổ chức một loạt các cuộc phỏng vấn… Hãy vẽ một thanh kéo dài với thời gian thích hợp trên dòng thời gian. Căn chỉnh đầu bên trái của thanh ứng với thời gian hoạt động bắt đầu. Và căn chỉnh đầu bên phải ứng với thời gian hoạt động kết thúc.

4. Kiểm tra lại xem mọi nhiệm vụ của dự án đều đã ở trên biểu đồ hay chưa? thứ tự và thời gian thực hiện ước tính cho từng nhiệm vụ…

Sử dụng Gantt chart

Cập nhật tình hình thực tế vào biểu đồ Gantt khi dự án bắt đầu
Đánh dấu vị trí của bạn trên biểu đồ để biết mình đang ở đoạn nào của dự án. Nếu biểu đồ là dạng dán tường, bạn có thể dùng giấy màu hoặc ghim bấm để đánh dấu. Miễn sao xác định được vị trí của mình trên dòng chảy dự án.

Trên đây là những gì cần biết, khá thực chiến về Gantt chart. Tuy nhiên, hiện nay phần mềm máy tính như Microsoft Project, excel có thể giúp bạn xây dựng và cập nhật Gantt chart một cách nhanh chóng, dễ dàng và đẹp mắt. Chúc bạn đọc thành công trong việc quản lý dự án thông qua Gantt chart.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng form mẫu tạo sẵn để tạo Gantt Chart cho mình khi cần tại đây

Ai Le