Tất tần tật về S3 – Sạch sẽ trong 5S, chìa khóa để thực hiện S3 hiệu quả

5S bắt đầu với Sàng lọc – lấy đi những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Tiếp theo là Sắp xếp – bố trí những vật dụng (cần thiết) còn lại vào đúng vị trí của nó sao cho mọi người có thể dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra và dễ trả lại. Nhưng hai bước trên có ích gì khi mà nơi làm việc cũng như vật dụng bạn cần dùng đang ở trong tình trạng dơ bẩn? Máy móc thiết bị cần dùng thường xuyên bị hư hỏng? Lúc này, S3 – Sạch sẽ chính là chìa khóa giúp bạn giải quyết những vấn đề nói trên.

1. S3 – Sạch sẽ là gì?

Có nhiều cách để diễn đạt, định nghĩa về S3 – sạch sẽ. Nhưng chung quy, có thể hiểu đây là bước giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc. Giữ cho nơi làm việc sạch sẽ, sáng sủa và an toàn. Mọi thứ luôn được kiểm tra, lau chùi, dọn dẹp và làm sạch mọi lúc. Vật dụng, máy móc, thiết bị luôn trong tình trạng tốt nhất, sẵn sàng để được sử dụng ngay khi cần.

2. Vì sao sạch sẽ quan trọng?

Có thể hình dung việc thực hiện các hoạt động của sạch sẽ tại nơi làm việc giống như việc chúng ta tắm gội vậy. Nó giúp loại bỏ bụi bẩn, giảm căng thẳng để cơ thể và tâm trí được thoải mái, khỏe mạnh, sẵn sàng cho ngày mới.

Khi nói đến việc làm sạch, chúng ta sẽ dễ hình dung ngay đến hình ảnh ai đó một tay cầm cái chổi, một tay cầm khăn lau. Đúng vậy, quét dọn và lau chùi là hai hoạt động nền tảng của sạch sẽ. Và khi thực hiện làm sạch thì tất nhiên chúng ta cũng sẽ xem xét đến tình trạng của vật dụng, thiết bị đó. Cho nên, có thể nói làm sạch cũng chính là kiểm tra.

Điều này giúp mang lại hiệu quả không ngờ cho tổ chức. Dưới đây là một số vấn đề dễ thấy khi không thực hiện sạch sẽ. Đó là:

• Mất đi vẻ mỹ quan, chuyên nghiệp ngay từ cái nhìn đầu tiên
• Tinh thần làm việc có thể bị suy giảm bởi môi trường thiếu vệ sinh
• Các khiếm khuyết khó bị phát hiện và sửa chữa
• Dụng cụ, máy móc, thiết bị có thể bị hỏng hóc do không được kiểm tra và bảo trì đúng hạn…

3. Thực hiện S3 – Sạch sẽ đúng cách và hiệu quả

3.1. Vệ sinh hằng ngày

Quay lại ví dụ so sánh ở đầu bài, thực hiện S3 cũng như việc bạn tắm gội vậy. Nó cần được thực hiện thường xuyên, định kỳ mỗi ngày. Bạn hãy thử tưởng tượng đến cảm giác không tắm gội, lau người trong vài ngày. Chắc hẳn đại đa số đều cảm thấy không được thoải mái, khỏe khoắn chút nào đúng không? Tương tự như vậy, S3 đòi hỏi việc thực hiện các hoạt động sạch sẽ cần được đảm bảo mỗi ngày để mang lại hiệu quả tốt nhất.

Tuy nhiên, ban đầu, nếu chỉ bằng những lời nhắc nhở suông thì chưa đủ để đảm bảo mọi người sẽ thực hiện việc sạch sẽ như một thói quen. Thay vào đó, các hoạt động này nên được thiết lập thành một bộ các bước cụ thể và mọi người phải tuân thủ và duy trì. Bao gồm 5 bước như sau:

Bước 1: Xác định đối tượng

Bao gồm ba nhóm đối tượng cơ bản. (1) Hàng hóa: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm. (2) Thiết bị: máy móc, công cụ, dụng cụ, bàn làm việc, ghế, tủ… (3) Không gian: phòng, sàn, tường, lối đi…

Bước 2: Xác định nhiệm vụ

Sạch sẽ tại nơi làm việc là nhiệm vụ của mọi người. Nhưng nếu không được phân chia cụ thể, rõ ràng thì rất khó nói. Vậy nên, hãy bắt đầu với việc chia nhà máy/ văn phòng thành những “khu vực sạch” cụ thể. Kế đến là phân bổ người chịu trách nhiệm cho từng khu vực đã chia. Có thể kết hợp với 2 công cụ sau đây để tăng thêm hiệu quả của bước này.

• Bản đồ nhiệm vụ 5S: có thể tận dụng bản đồ bố trí nhà máy/ khu vực. Sau đó đánh dấu (tên) người chịu trách nhiệm của mỗi khu vực sạch lên trên bản đồ.
• Lịch trình 5S: Dù đã phân chia từng khu vực với người chịu trách nhiệm cụ thể rồi. Tuy nhiên, đối với những khu vực có nhiều người sử dụng thì sẽ khá khó nhọc trong việc chia thời gian thời/ lượt thực hiện. Khi đó, lịch trình 5S sẽ ghi rõ ai sẽ làm cho khu vực nào vào ngày nào, thời gian nào. Việc kiểm soát, theo dõi cũng như nhắc nhở sẽ đơn giản hơn nhiều.

Bước 3: Xác định phương pháp thực hiện

Bao gồm:

• Chọn đối tượng và dụng cụ sao cho phù hợp
• Chiến dịch làm 5S 5 phút mỗi ngày. Mục đích là sạch sẽ được thực hiện như là thói quen, là văn hóa, là công việc mỗi ngày. Cho nên, không nên dành quá nhiều thời gian để làm sạch trong một lần, mà phải làm đều đặn mỗi ngày.
• Thiết lập quy trình chuẩn: nhằm đảm bảo mọi người thực hiện đúng, đủ và đồng loạt, hiệu quả thì 1 quy trình rõ ràng là rất cần thiết.

Bước 4: Chuẩn bị dụng cụ

Từ những dụng cụ đã được xác định ở bước 3, chúng ta áp dụng S2-Sắp xếp để lưu trữ chúng ở những vị trí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra và dễ trả lại.

Bước 5: Tiến hành làm sạch sẽ

Đảm bảo bụi bẩn ở mọi bề mặt, thậm chí là những ngõ ngách, khe cửa, góc khuất đều được quét lau sạch sẽ.

3.2. Kiểm tra

Như đã đề cập ở mục 2, làm sạch cũng chính là kiểm tra. Điều này có nghĩa là một khi việc làm sạch hằng ngày trở thành thói quen, chúng ta bắt đầu đưa việc kiểm tra vào trong quy trình làm sạch. Tức là có một sự thăng cấp từ “làm sạch” lên thành “Làm sạch, kiểm tra”. Yếu tố kiểm tra lúc này chính là để phòng ngừa đối với những nguy cơ hỏng hóc tiềm ẩn. Đưa ra biện pháp xử lý kịp thời nếu phát hiện có dấu hiệu sai hỏng.

3.3. Bảo trì, cải thiện

Trong trường hợp có bất thường hoặc sai hỏng được phát hiện, dù là nhỏ/ ít thì chúng cũng cần được bảo trì/ sửa chữa và cải thiện. Trường hợp nếu người phát hiện không thể tự giải quyết, sửa chữa được thì có thể tạo một yêu cầu gửi đến bộ phận bảo trì để được hỗ trợ hoặc báo cáo lên cấp cao hơn để được tư vấn hướng xử lý.

4. Tóm lại

Trên đây là 3 giai đoạn thực hiện bước S3 – Sạch sẽ hiệu quả. Đưa các hoạt động sạch sẽ cũng như tinh thần sạch sẽ trở thành thói quen, thành văn hóa, thành công việc mỗi ngày của mọi cá nhân, bộ phận trong tổ chức. Nhằm tạo nên môi trường làm việc sạch sẽ, chuyên nghiệp và an toàn. Chúc các bạn thành công nhé.

Ái Lê