[ISO9001:2015] 8.4.1. Giám sát kết quả hoạt động của nhà cung cấp

Sau khi bạn lựa chọn và thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp, bạn phải kiểm soát kết quả hoạt động của họ. Mục đích là theo dõi nhà cung cấp có thực hiện theo những gì đã cam kết hay không và quản lý những vấn đề phát sinh. Quá trình này bao gồm việc kiểm soát chất lượng đầu vào tại nội bộ tổ chức, đề xuất và theo dõi các hành động khắc phục nếu có.

Vì sao phải giám sát kết quả hoạt động của nhà cung cấp?

Quản lý và giám sát kết quả hoạt động của nhà cung cấp là một trong những yêu cầu của ISO 9001:2015, giúp tổ chức có thể thường xuyên theo dõi hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp. Hay nói cách khác là cho phép tổ chức có thể theo dõi các xu hướng và sự thay đổi trong các hoạt động của nhà cung cấp. Việc giám sát giúp tổ chức quản lý các vấn đề khi nhà cung cấp không đáp ứng được yêu cầu, cũng như đưa ra những hành động để khắc phục và ngăn chặn sự tái diễn của vấn đề.

Thiết lập và thực hiện các phương pháp phù hợp để giám sát và đo lường kết quả hoạt động của nhà cung cấp nhằm đảm bảo nhà cung cấp phản hồi kịp thời, cũng như hiểu được hiểu được kết quả hoạt động của mình đối với tổ chức. Nếu nhà cung cấp đang làm tốt họ sẽ tiếp tục phát huy hoặc cải thiện để tốt hơn, nếu họ làm không tốt họ sẽ biết được họ đang không tốt ở đâu và những gì cần khắc phục và cải tiến.

Tiêu chí để giám sát kết quả hoạt đông của nhà cung cấp

Gần như là bất kì những tiêu chí nào mà có thể giúp bạn quản lý và cải thiện kết quả  hoạt động của nhà cung cấp. Các chỉ tiêu để giám sát nhà cung cấp bên ngoài có thể đan xen với sự kiểm tra xác nhận của bạn đối với sản phẩm của họ. Trong nhiều cách thì đây là cách có ý nghĩa nhất trong việc đánh giá và kiểm soát các nhà cung cấp bên ngoài. Dưới đây là một số tiêu chí điển hình:

– Thời gian: Sản phẩm hoặc dịch vụ có được cung cấp đúng thời gian yêu cầu không?

– Số lượng: Số lượng được cung cấp có đúng hay không?

– Địa điểm: Sản phẩm hoặc dịch vụ có tới đúng địa điểm được yêu cầu không?

–  Định danh: Có đúng loại sản phẩm hoặc dịch vụ đã yêu cầu không?

– Tình trạng: Sản phẩm hoặc dịch vụ có đúng tình trạng không? Có bị hư hỏng hay thiệt hại gì không?

– Đáp ứng yêu cầu: Hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp có đáp ứng được tất cả những điều khoản trong thỏa thuận hoặc hợp đồng không?

– Dữ liệu kiểm tra/thử nghiệm: Sản phẩm có kết quả kiểm tra/thử nghiệm cần thiết không? Và kết quả đó có đáp ứng với yêu cầu không? (Điều này có thể không áp dụng cho tất cả các loại sản  phẩm).

– Kết quả kiểm tra nội bộ: Sản phẩm được mua có được chấp nhận thông qua những kiểm tra, thử nghiệm nội bộ không? Điều này có thể không bắt buộc đối với tất cả các sản phẩm. Tùy thuộc vào mức độ ảnh hưởng lên thành phẩm mà tổ chức của bạn có thể xem xét để xác định những kiểm tra nội bộ nào là cẩn thiết.

– Hiệu quả: Liệu hiệu suất của hàng hóa hoặc dịch vụ có hoạt động tốt như những gì đã dự kiến không?

– Hóa đơn: Hóa đơn có được chuyển đến khi được yêu cầu không? Nó có chính xác hay không?

– Thông tin: Đại diện nhà cung cấp cung cấp có phản hồi thông tin kịp thời và hiệu quả không?

– Giải quyết vấn đề: Người đại diện nhà cung cấp có khả năng dự đoán hoặc giải quyết các vấn đề có thể xảy ra hay không?

Các hoạt động giám sát kết quả hoạt động của nhà cung cấp

Đầu tiên là thiết lập tiêu chí để kiểm soát kết quả hoạt động của nhà cung cấp. Đảm bảo rằng các tiêu chí kiểm soát là phù hợp với nhà cung cấp, mức độ ảnh hưởng của sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp, cũng như mục tiêu chất lượng của công ty.

Việc giám sát và đo lường phải cho phép tổ chức có thể theo dõi các xu hướng và sự thay đổi trong các hoạt động của nhà cung cấp. Do đó, cần phải lập kế hoạch và xác định những thông tin và dữ liệu nào cần thiết để kiểm soát các tiêu chí này, nguồn thông tin dữ liệu, ai là người cung cấp, các dữ liệu này được ghi nhập như thế nào, ai là người phân tích, báo cáo và xem xét, …

Ngoài ra, phải thiết lập các biện pháp để giải quyết các vấn đề khi nhà cung cấp không đáp ứng được các yêu cầu như xem xét các hành động khắc phục, tăng cường kiểm soát, “supplier audit”, đánh giá lại. Hoặc thay đổi trạng thái của nhà cung cấp như từ chấp nhận xuống thử nghiệm hoặc không chấp nhận cho đến khi vấn đề được giải quyết.

“Supplier audit” là một hoạt động quan trọng để đánh giá và quản lý nhà cung cấp bên ngoài. Khi được thực hiện đúng cách, “supplier audit” sẽ như một thông điệp mạnh mẽ giúp thúc đẩy những cải tiến. Tuy nhiên nó mang nhiều trở ngại chẳng hạn như tốn kém chi phí, sự chuẩn bị cho một cuộc audit là rất phức tạp, cần thống nhất được thời gian phù hợp cho cả tổ chức và nhà cung cấp. Hơn nữa, chỉ có những auditor nhiều kinh nghiệm và kỹ năng mới có thể thành công trong “supplier audit” và đưa ra được những kết luận hợp lệ.

Ngoài ra nếu cần thiết, thì bắt buộc các nhà cung cấp phải phát triển chức năng đánh giá nội bộ cho riêng họ. Thậm chí là yêu cầu họ hướng tới phát triển một hệ thống quản lý chính thức với sự công nhận của bên thứ ba. Điều này cho phép nhà cung cấp bên ngoài làm chủ được quá trình của mình cũng như làm giảm chi phí và công đoạn cho bạn trong quá trình quản lý nhà cung cấp.

ThuHuong