S2 – Sắp xếp trong 5S sao cho hiệu quả?


Hoàn thành S1 – sàng lọc, các vật dụng không cần thiết đã được loại bỏ, xử lý. Câu hỏi tiếp theo chính là làm gì với những vật dụng còn lại? Đây là lúc bắt đầu thực hiện bước S2 – sắp xếp. Có thể nói, hai bước này giống như là một cặp đôi hoàn hảo. Dù bạn có sắp xếp giỏi cỡ nào thì cũng không đạt được tiêu chí S2 của 5S nếu như có quá nhiều những vật dụng không cần thiết ở đó. (Bạn có thể tham khảo những lợi ích khi thực hiện Sàng lọc để rõ hơn). Ở bài chia sẻ này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về S2 – Sắp xếp, lợi ích, cách thực hiện cũng như những điểm cần lưu ý của bước này.

1. Sắp xếp là làm gì?

Có nhiều cách để mô tả, định nghĩa cho việc sắp xếp, có thể hiểu đây là hoạt động bố trí các vật dụng cần thiết (có thể được dùng) tại những vị trí hợp lý, ngăn nắp, trật tự, logic, tiện lợi và đảm bảo an toàn khi sử sử dụng.

2. Lợi ích của việc sắp xếp

  • Tạo môi trường quản lý và kiểm soát trực quan theo nguyên tắc 5D (5 dễ): Dễ tìm, Dễ thấy, Dễ lấy, Dễ kiểm traDễ trả lại.
  • Giúp loại bỏ lãng phí: Lãng phí do di chuyển, tìm kiếm. Lãng phí thời gian, công sức. Lãng phí do thiệt hại bởi môi trường làm việc thiếu an toàn (đồ đạc bừa bộn trên kệ dễ gây rơi đổ, vật cản ở lối đi dễ gây vấp ngã,…)
  • Là chìa khóa cho sự chuẩn hóa – nhất quán trong cách hiểu cũng như trong thực hiện và vận hành. Từ đó, mọi người đều có thể nhanh chóng, dễ dàng tìm kiếm được vật dụng cần thiết hoặc trả lại đúng vị trí ban đầu. Bất kì vật dụng cần thiết nào cũng phải có vị trí quy định riêng của nó, kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng và mọi người đều có thể nhận diện được.

  • Ngoài ra, chỉ cần thực hiện tốt được cặp đôi 2S sàng lọc và sắp xếp này là cũng đã tạo nên sự thay đổi đáng kể. Bạn có thể tham khảo một ví dụ cụ thể và hết sức gần gũi trong cuộc sống nếu thực hiện tốt 2S nói trên tại bài “2S – Vũ khí bí mật của lối sống tối giản”.

Trên đây là một số lợi ích nói chung mà S2 – Sắp xếp mang lại. Vậy, cần lưu ý những gì và thực hiện S2 như thế nào cho thật hiệu quả?

3. Thực hiện sắp xếp và lưu ý

Bước 1 – Xác định vị trí thích hợp

  • Để xác định vị trí thích hợp cho từng vật dụng, bạn có thể áp dụng sơ đồ Spaghetti (hay còn gọi là sơ đồ mì Ý) để nhìn ra những điểm chưa hợp lý. Sau đó tiến hành bố trí, sắp xếp cho thích hợp.
  • Lập lại bản đồ Spaghetti theo cách bố trí mới và áp dụng
  • Đánh giá hiệu quả và tiếp tục cải tiến

Cần lưu ý đến một số nguyên tắc như: FIFIO trong lưu trữ, U shape trong bố trí vật dụng tại khu vực vận hành… Đặt các vật dụng tại nơi làm việc theo mức độ sử dụng. Thường dùng thì đặt ở gần hơn và ngược lại. Đặt gần nhau nếu chúng thường được sử dụng chung với nhau hoặc sắp xếp thành từng bộ… Sắp xếp sao cho thuận tiện khi thao tác (vừa tầm tay, vừa tầm với)

 

Bước 2 – Nhận diện đúng vị trí đã quy định

Sau khi chọn được vị trí thích hợp, việc tiếp theo là làm sao để mọi người biết và tuân thủ cho đúng. Một số chiến lược thường được áp dụng:

  • Chiến lược ký hiệu sơn màu: Xác định vị trí trên sàn, lối đi, hành lang, trên tường (đối với các vật dụng treo lên tường)… bằng cách sơn màu chỉ thị (hoặc băng keo dính có màu). Kích thước bề rộng và màu sắc của vạch màu cần phải được chuẩn hóa trong tổ chức. Kích thước thường dùng khoảng 7-10 cm. Dưới đây là một ví dụ tham khảo cho việc quy định vạch màu:

  • Chiến lược bảng ký hiệu (Signboard): Xác định vật dụng, vị trí, số lượng lưu trữ. Có thể là số lượng chính xác hoặc giới hạn số lượng min-max
  • Chiến lược mã hóa màu sắc

Nguyên tắc sắp xếp là: Mọi vật đều được xác định vị trí riêng của nó. Mỗi vật đều phải được đặt đúng vị trí đã xác định. Để thực hiện tốt bước này, hãy luôn nhớ đến câu hỏi: Để ở đây đúng chưa? Nếu đúng thì làm sao biết là đúng? Nếu chưa đúng thì phải để ở đâu cho đúng?

Trên đây là một số chia sẻ và lưu ý để thực hiện S2 hiệu quả. Chúc các bạn thành công. Ngoài ra, để tìm hiểu thêm về 5S, mời bạn tham khảo những bài viết liên quan tại đây.

Ai Le

 

 

2 thoughts on “S2 – Sắp xếp trong 5S sao cho hiệu quả?

Leave a Reply