Cách “phân loại” để thực hiện S1 – Sàng lọc trong 5S

Như chúng ta đã biết, thậm chí là thuộc nằm lòng S1 – Sàng lọc trong 5S. Là định kỳ xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Mọi thứ bao gồm vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu… không hoặc chưa liên quan, không hoặc chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết. Sau đó phải được loại bỏ hoặc mang ra khỏi khu vực làm việc. Chỉ có đồ vật cần thiết mới được giữ lại tại nơi làm việc.

Khó khăn là cái nào cần, cái nào không? Phân loại ra sao? Áp dụng phân loại như thế nào tại từng khu vực?

1. Phân loại trước khi sàng lọc

Mọi thứ bao gồm vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, công cụ, tài liệu, hồ sơ… gọi chung là vật dụng có thể chia thành 3 nhóm như sau:

• Nếu vật dụng có đầy đủ các chức năng được yêu cầu, tại thời điểm cần sử dụng với đủ số lượng theo yêu cầu. Thì được xếp vào nhóm vật dụng có thể được dùng.
• Nếu vật dụng thiếu 1 trong 3 tiêu chí trên thì nên xếp vào nhóm có thể không được dùng.
• Cuối cùng, sẽ có những vật dụng tuy thỏa tiêu chí của nhóm có thể được dùng. Tuy nhiên, vì một số lý do nào đó, những món này lại rất hiếm khi được sử dụng. Ta xếp vào nhóm chưa xác định. Nói cách khác, nhóm này có thể được sử dụng, nhưng khả năng được sử dụng tới là không cao.

Khi này, nhóm vật dụng có thể không được dùng và nhóm chưa xác định nên được định danh là không cần thiết và xem xét loại bỏ. Và thực tế thì không khó để tìm thấy những vật dụng không cần thiết này được “tích lũy” tại ngay nơi làm việc của bạn. Ví dụ như trong ngăn kéo, hộc bàn, thậm chí là trên bàn làm việc. Trong góc phòng, cạnh chân bàn/ chân tủ, trong các thùng/ hộp đựng không có nhãn định danh…

2. Đối với tồn kho

Tồn kho ở đây ngụ ý bao gồm cả nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Lý tưởng mà nói thì các nhà máy đều mong muốn xây dựng một hệ thống sản xuất vừa đủ, tức là không sinh ra tồn kho, không tạo nên lãng phí do tồn kho. Tuy nhiên, trên thực tế, tồn kho là không tránh khỏi, miễn sao nằm trong kiểm soát và được quản lý tốt. Dưới đây là mô hình hệ thống quản lý tồn kho dưới góc nhìn của bước sàng lọc trong 5S

Đầu tiên, tồn kho được chia thành 2 nhóm: (1) là không được sử dụng hoặc chưa xác định. (2) là có thể được sử dụng. Trong đó, nhóm (1) là hàng lỗi, hư hỏng hoặc lỗi thời. Nhóm này phải được loại bỏ. Nhóm (2) tiếp tục được chia nhỏ dựa trên tần suất sử dụng:

2.1. Hiếm khi được sử dụng

Bao gồm các mặt hàng theo mùa hoặc được đặt hàng dạng đơn hàng đặc biệt. Hoặc là những loại hàng chỉ sử dụng 1 hay 2 lần trong năm. Chúng nên được lưu trữ ở khu vực riêng biệt, gần nơi chúng sẽ được sử dụng.

2.2. Thỉnh thoảng được sử dụng

Là những mặt hàng đang được dùng ít nhất 1 lần mỗi 1 hoặc 2 tháng. Bao gồm những mặt hàng có nhu cầu tiêu thụ thấp nhưng vẫn được sản xuất/ tiêu thụ ở mức cơ bản. Tốt nhất nên lưu giữ ở gần khu vực/ công đoạn mà chúng sẽ được sử dụng

2.3. Thường xuyên được sử dụng

Được sử dụng với tần suất hàng ngày hoặc hàng tuần. Chúng nên được lưu giữ ở tại khu vực làm việc, thậm chí là trong tầm với nếu là mặt hàng được sử dụng hàng ngày hoặc hàng giờ.

Việc xác định, phân loại này rất quan trong khi thực hiện sàng lọc. Dựa vào kết quả này, chúng ta sẽ tiến hành chiến lược gắn thẻ đỏ “Red-tag strategy” ở bước tiếp theo của quá trình sàng lọc.

3. Đối với máy móc thiết bị

Áp dụng tương tự như với các mặt hàng tồn kho ở phần 2. Tuy nhiên, cần lưu ý xem xét đến mặt chi phí khi quyết định loại bỏ những trang thiết bị chiếm diện tích hoặc có giá trị lớn. Khi đó, có thể dán định danh rõ ràng cho thiết bị như dạng “đóng băng” tạm thời không sử dụng để mọi người biết nó là cái gì và tại sao lại nằm ở đó.

4. Lợi ích của việc phân loại

Chỉ với bước phân loại, bạn đã có thể dễ dàng thấy được đâu là những vật dụng cần giữ lại, đâu là những thứ cần loại bỏ. Giải quyết được lo lắng vứt nhầm, hoặc cảm giác tiếc đồ khi chuẩn bị phải loại bỏ đồ đạc, dụng cụ. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để thực hiện chiến lược gắn thẻ đỏ ở công đoạn tiếp theo của bước sàng lọc.

5. Tóm lại

Điểm mấu chốt ở phần này là xác định được đâu là thứ thật sự cần giữ lại dựa trên nhu cầu/ tần suất sử dụng. Theo đó, vật dụng phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chức năng, số lượng (tốt nhất là vừa đủ) và đúng thời điểm. Ngược lại, mạnh dạn đưa về nhóm cần loại bỏ (vứt đi, bán lại, tặng, quyên góp, phân phối lại…). Cụ thể sẽ được chia sẻ ở những bài liên quan trong chuỗi bài 5S. Cuối cùng, hãy thử nhìn chung quanh và áp dụng phân loại nào.

Ái Lê