[7 Loại lãng phí] – Lãng phí do tồn kho, nguyên nhân, nhận diện và giải pháp

Lãng phí do tồn kho là nguyên vật liệu, bán thành phẩm hay thành phẩm được dự trữ quá mức cần thiết so với yêu cầu của khách hàng. Lượng tồn kho lớn dẫn chiếm chỗ, tốn chi phí cho việc bảo quản, quản lý và dễ gây hư hỏng sản phẩm. Lượng hàng tồn kho càng lớn thì càng gây ra nhiều lãng phí. Vì vậy việc nhận diện và loại bỏ lãng phí này là cực kì quan trọng.

Nguy cơ lãng phí do tồn kho

Đối với mỗi doanh nghiệp thì tiền mặt là cực kì quan trọng, với mỗi thành phần tồn kho mà bạn đang nắm giữ nó chỉ là tiền được tính trên vật chất và bạn chưa thể sử dụng ngay cho hoạt động khác. Thêm vào đó những thành phần tồn kho có khả năng bị mất giá, lỗi thời, hao tốn chi phí trong quá trình lưu trữ, vận chuyển như kho hàng, thiết bị, nhân lực và nguy cơ bị mất mát hay hư hại dẫn đến không sử dụng được là rất cao. Một khoảng tiền mà bạn chỉ được nắm giữ trên lý thuyết mà còn phải tốn chi phí cho việc giữ nó nguyên vẹn thì quả thực là một lãng phí lớn.

Ví dụ như bạn sản xuất bánh, để giảm nguy cơ nhà cung cấp không cung cấp nguyên vật liệu đúng thời gian, bạn sẽ dự trữ một lượng lớn bột chẳng hạn. Khi đó bạn phải sắp xếp để nó ở đâu, bảo quản ra sao, rồi sau một thời gian rất có thể lượng bột của bạn bị mối mọt, nấm mốc hay hết hạn và bạn phải bỏ đi. Như vậy bạn vừa tốn chi phí cho việc mua và bảo quản mà không thu lại bất kì lợi nhuận nào hay nói cách khác là bạn đã bị lỗ.

Tuy nhiên nếu không hoặc không duy trì lượng tồn kho phù hợp cũng sẽ dẫn đến những vấn đề như khách hàng phải chờ đợi mới có hàng hoặc không có sẵn hàng để bán điều này sẽ làm mất đi sự hài lòng của khách hàng hoặc mất tiền lời do bán được ít hàng.

Nguyên nhân dẫn đến lãng phí tồn kho

Quản lý tồn kho sẽ giúp cân bằng được chi phí tồn kho để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất, giúp quá trình sản xuất liên tục và để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.  Tồn kho càng nhiều thì càng gây ra lãng phí vậy nguyên nhân nào khiến doanh nghiệp phải tồn kho.

Sản xuất quá mức

Nguyên nhân chính dẫn lãng phí tồn kho là do sản xuất dư thừa làm nhiều hơn hoặc sớm hơn nhu cầu của khách hàng. Nhiều doanh nghiệp cho rằng năng xuất sản xuất càng cao thì càng tốt vì vậy họ cứ liên tục sản xuất mà không nhận thấy rằng lượng hàng sản xuất dư đó sẽ gây ra lãng phí không hề nhỏ. Nếu khách hàng yêu cầu 100 cái một tuần mà bạn sản xuất ra 150 cái một tuần thì rõ ràng những sản phẩm dư còn lại phải lưu kho để bảo quản. Và khả năng sản xuất dư thừa là rất cao nếu bạn không có kế hoạch sản xuất phù hợp.

Thiếu cân bằng trong dòng chảy sản xuất

Thiếu cân bằng trong dòng chảy sản xuất sẽ tạo ra các nút thắt, làm quá trình sản xuất không liên tục, tắc nghẽn dẫn đến tích tụ hàng tồn trước hoặc sau các công đoạn. Chẳng hạn như khi công đoạn trước sản xuất nhiều hơn công đoạn sau thì lượng hàng ở những công đoạn sản xuất dư sẽ phải lưu kho.

Lo ngại không đáp ứng các yêu cầu

Nhiều doanh nghiệp có xu hướng dự trữ nguyên liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm để đáp ứng nhu cầu sản xuất và nhu cầu của khách hàng. Họ lo ngại rằng nếu lượng hàng tồn kho không đủ sẽ giảm doanh số bán hàng, không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và khách hàng sẽ chuyển sang mua hàng ở nơi khác.

Nguyên nhân khác

Nhiều doanh nghiệp sẽ đầu tư lớn vào tất cả các máy móc để phục vụ cho các sản phẩm mà họ làm ra. Nhưng thông thường các máy này sẽ thúc đẩy việc sản xuất ra các lô hàng lớn và sẽ tạo tồn kho không chỉ thành phẩm mà còn trong các công đoạn.

Nhu cầu của khách hàng không ổn đinh, nhà cung cấp không đáng tin cậy sẽ làm các doanh nghiệp dễ có xu hướng chuyển sang duy trì hàng tồn kho để đảm bảo đáp ứng được nhu cầu cho khách hàng.

Ngoài ra nguyên nhân gây nên lãng phí tồn kho còn do kế hoạch sản xuất không phù hợp, sản xuất theo hệ thống đẩy, thông tin liên hệ giữa các bộ phận không chính xác, sản xuất trước khi nhận được yêu cầu của công đoạn, bộ phận sau, …

Giải pháp loại bỏ lãng phí tồn kho

Áp dụng một số công cụ Lean

Giảm hàng tồn kho và cân bằng quá trình sản xuất bằng cách áp dụng một số công cụ Lean như  Just In TimeKanban và Heijunka. Tức là bạn sẽ lên lịch trình sản xuất phù hợp dựa trên đơn đặt hàng và chỉ sản xuất theo những gì mà khách hàng yêu cầu không thừa cũng không thiếu. Khi công đoạn sau yêu cầu 10 chi tiết thì công đoạn trước chỉ sản xuất đúng 10 chi tiết hay khách hàng yêu cầu 100 sản phẩm thì bạn cũng chỉ sản xuất 100 sản phẩm.

Nhiều máy móc và quy trình có thể mất nhiều thời gian thiết lập để sản xuất ra một thành phần hoặc sản phẩm khác. Điều này sẽ thúc đẩy việc sản xuất ra các lô hàng lớn và có thể tạo ra các nút thắt đáng kể trong quá trình sản xuất. Và công cụ hữu ích để cải thiện vấn đề này đó là “chuyển đổi nhanh(SMED)”.

Sử dụng công cụ phân tích nút thát cổ chai để loại bỏ các điểm tắc nghẽn, giúp quá trình sản xuất theo dòng chảy liên tục và loại bỏ được hàng tồn giữa các công đoạn.

Cân bằng dòng chảy sản xuất

Cân bằng dòng chảy sản xuất để đồng bộ công suất giữa các công đoạn nhằm giảm bớt tồn đọng bán thành phẩm trên chuyên hoặc giữa các công đoạn. Điều quan trọng là biết “tiết chế” công đoạn sản xuất “quá nhanh” và đẩy nhanh tốc độ của công đoạn sản xuất “chậm” để giảm tồn kho.

Một số giải pháp khác

Giảm lượng tồn kho nguyên vật liệu đầu vào bằng cách tính toán, đặt hàng với số lượng phù hợp, tìm nhà cung cấp đáng tin cậy có thể giao hàng chất lượng đúng số lượng và đúng thời gian theo yêu cầu.

Ngoài ra để giảm lãng phí do tồn kho bạn cũng có thể sử dụng những máy móc chuyên dụng nhỏ phù hợp thay vì những máy cỡ lớn, lên kế hoạch sản xuất phù hợp và áp dụng các phương pháp để kiểm soát hàng tồn kho, giảm thời gian đặt hàng và thời gian sản xuất, …

ThuHuong

Leave a Reply