[ISO9001:2015] 8.4.1. Khái quát - P1. Tiêu chí đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

4,650

Các sản phẩm hoặc dịch vụ được mua là một phần quan trọng đối với quá trình của bạn. Nếu nhà cung cấp thường xuyên cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ không đáp ứng yêu cầu kĩ thuật, không đúng thời gian, không đủ số lượng, … thì sao? Thì chắc chắn tổ chức sẽ không thể chủ động để kiểm soát tốt các quá trình của mình đặc biệt là trong sản xuất và kinh doanh. Vì vây, tổ chức phải đảm bảo các sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp phải được đáp ứng được các yêu cầu.

ISO 9001:2015 đưa ra những hướng dẫn để kiểm soát các sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp và nó được quy định chi tiết trong mục 8.4. Kiểm soát các sản phẩm và dịch do bên ngoài cung cấp. Trong mục 8.4 gồm có ba phần nhỏ là 8.4.1. Khái quát, 8.4.2 Loại hình và mức độ kiểm soát, 8.4.3 Thông tin cho nhà cung cấp bên ngoài. Chúng ta hãy cùng đi vào chi tiết từng phần để có thể hiểu rõ hơn về điều khoản này.

8.4.1. Khái quát

Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu về tiêu chí đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, giám sát kết quả hoạt động của nhà cung cấp bên ngoài, tái đánh giá nhà cung cấp và lưu trữ thông tin được lập thành văn bản. Trước khi đi vào tiêu chí đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, câu hỏi đầu tiên đặt ra đó là những loại hình mua hàng nào cần được kiểm soát?

Tối thiểu, ba loại hình mua hàng dưới đây phải được quản lý và kiểm soát thông qua quá trình mua hàng của bạn:

Nguyên vât liệu: Các nguyên liệu, thành phần hoặc bộ phận cấu thành nên sản phẩm. Ví dụ, nguyên vật liệu để sản xuất bánh kem là bột, đường, trứng, sữa … Những nguyên liệu này ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và mùi vị của chiếc bánh, do đó cần phải được quản lý và kiểm soát tốt.
Các sản phẩm hoặc dịch vụ mà nhà cung cấp cung cấp trực tiếp cho khách hàng của bạn: Đó là những sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn bán cho khách hàng, nhưng người khác mới là người sản xuất trực tiếp. Ví dụ, bạn đặt hàng một sản phẩm và nhà cung cấp sản xuất nó thay bạn. Sau đó, bạn lấy sản phẩm này và giao nó cho khách hàng. Bạn không phải là người trực tiếp sản xuất, vì vậy để đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng của bạn nhận được là đúng yêu cầu thì bạn phải kiểm soát tốt được các quá trình của nhà cung cấp.
Thuê ngoài: Đó là một quá trình hay một phần của quá trình được cung cấp bởi nhà cung cấp bên ngoài. Có nghĩ là tổ chức của bạn vẫn tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ, nhưng một số khía cạnh khác được thực hiện bởi nhà cung cấp bên ngoài. Ví dụ: một công ty sản xuất máy móc, thiết bị. Công ty này không có thiết bị sơn vì vậy họ thông qua một công ty khác để thực hiện việc sơn phủ cho các máy móc mà họ sản xuất.

Ngoài ba loại hình trên, còn tùy thuộc vào từng tổ chức, từng loại sản phẩm để có thể xác định những sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp nào là quan trọng và có mức độ quản lý tương ứng. Một số loại hình khác được xem là quan trọng và được quản lý thông qua những yêu cầu của ISO 9001:2015 như:

Thiết bị được sử dụng để cung cấp một dịch vụ.
Những phụ tùng thay thế quan trọng.
Các phòng thử nghiệm thuê ngoài để kiểm tra xác nhận cho sản phẩm của bạn.
Các nhà cung cấp vận chuyển.
Dịch vụ hiệu chuẩn.
Nhà cung cấp hợp đồng lao động.

Tiêu chí đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp bên ngoài là một công việc đảm bảo tính trung thực, minh bạch và công bằng. Và việc đánh giá phải chứng minh được nhà cung cấp có khả năng để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng được các yêu cầu trước khi phê duyệt và tiến hành mua hàng. Do đó, các tiêu chí để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phải giúp tổ chức đưa ra được quyết định đúng đắn liệu nhà cung cấp này có đủ năng lực không mà không dựa vào cảm tính.

Hãy suy nghĩ về những gì thúc đẩy bạn mua hàng như sản phẩm này dùng để làm gì? Nó có cần thiết hay không? Mức độ ảnh hưởng như thế nào, … Từ đó, xác định những tiêu chí quan trọng và thật sự cần thiết để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. Có những tiêu chí là cần thiết đối với nhà cung cấp này nhưng lại không thực sự cần thiết đối với nhà cung cấp khác. Bạn có thể tham khảo một số tiêu chí thông thường dưới đây:

– Khả năng: Nhà cung cấp có cung cấp sản phẩm mà bạn đang tìm kiếm không? Có tất cả những dịch vụ, bảo hành và thông tin cần thiết không? Nếu không, không có ý nghĩa trong việc tiếp tục điều tra, xem xét những nhà cung cấp này, tốt hơn là bạn nên tìm kiếm một nhà cung cấp mới.

– Sẵn có: Nhà cung cấp bên ngoài có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ trong thời gian và tại địa điểm mà bạn mong muốn hay không?

– Giá cả: Giá cả có cạnh tranh và kèm theo những gói dịch vụ được yêu cầu hay không? Tuy nhiên giá cả không phải là yếu tố quyết định, quan trọng là nó phù hợp với những yêu cầu của sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cần mua. Một điều cần lưu ý là giá cả thấp nhất nhất thường không phải là một thỏa thuận tốt nhất.

– Chất lượng: Nhà cung cấp có đáp ứng được những yêu cầu về thông số kĩ thuật, dung sai, hiệu suất hay không?

– Khả năng thánh toán: Nhà cung cấp sẽ tiếp tục làm việc trong tháng tới chứ? Năm sau thì sao? Điều này không thật sự cần thiết đối với những mặt hàng thông thường, tuy nhiên đối với những thỏa thuận về bảo hành, theo dõi sản phẩm thì nó là yêu cầu chung. Chắc chắn là bạn không muốn tìm thấy ổ khóa trên cửa của nhà cung cấp khi bạn đang cần sự hỗ trợ kĩ thuật hoặc bảo hành từ họ.

– Hệ thống quản lý chất lượng (QMS): Có một hệ thống quản lý chất lượng cho thấy nhà cung cấp đó có quản lý tốt. Tại sao không ưu tiên cho những nhà cung cấp mà họ thấy được giá trị trong việc chủ động tiếp cận để điều hành tổ chức của mình. Một hệ thống quản lý chính thức sẽ cho thấy mức độ tập trung vào khác hàng, kỉ luật và ngăn chặn vấn đề. Nếu hệ thống quản lý của nhà cung cấp được công nhận bởi một bên thứ ba, điều này càng tốt cho tổ chức của bạn vì nó cho thấy có thêm một mức độ giám sát trong hệ thống của nhà cung cấp.

Đây là những vấn đề cơ bản nhất để lựa chọn nhà cung cấp bên ngoài và nó được xác thực thông qua việc nghiên cứu tài liệu bán hàng, trang web, những thông số kỹ thuật được công bố, thảo luận với đại diện, tạp chí nghành và tham khảo từ khách hàng đã mua. Đôi khi, những tiêu chí lựa chọn có thể được xác minh thông qua việc mua thử nghiệm. Điều này thường đối với những hợp đồng dài hạn, số lượng lớn hoặc các sản phẩm là cực kì quan trọng.

ThuHuong