[ISO 13485] 7.4.2 Thông tin và trao đổi với nhà cung cấp

Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu về thông tin tương tác và trao đổi  hồ sơ tài liệu với nhà cung cấp. Để đảm bảo thông tin đươc trao đổi giữa tổ chức và nhà cung cấp là chính xác. Và những tài liệu, hồ sơ nào là cần thiết để thông tin và truyền đạt cho nhà cung cấp. Qua đó, nhà cung cấp có thể hiểu rõ và xác nhân sẽ đáp ứng được những yêu cầu mà tổ chức đã đưa ra.

Thông tin và tương tác với nhà cung cấp

Trao đổi thông tin với nhà cung cấp là một quá trình quan trọng đảm bảo rằng dữ liệu và thông tin hoặc hàng hóa (linh kiện hoặc vật liệu) được chuyển đúng từ khách hàng (tổ chức) sang nhà cung cấp và ngược lại. Đây là lý do tại sao cần có một phương thức để trao đổi và tương tác với các nhà cung cấp: bằng cách nào? Như thế nào? Bởi ai và khi nào thông tin sẽ được gửi cho nhà cung cấp?

Đối với mỗi giai đoạn của quy trình mua hàng, cần xác định phương thức để trao đổi thông tin. Điều quan trọng đối với cả nhà cung cấp và khách hàng là phải biết cách tương tác với nhau dọc theo chuỗi cung ứng:

• Đơn đặt hàng được truyền như thế nào?
• Đơn đặt hàng được xác nhận bởi nhà cung cấp như thế nào?
• Những thay đổi sẽ được truyền đạt ra sao?
• Hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ được giao như thế nào?
• Làm thế nào để quản lý sự không phù hợp?
• Giao dịch tài chính sẽ tiến hành như thế nào?

Xác nhận đơn đặt hàng là rất quan trọng. Đơn đặt hàng thể hiện rằng nhà cung cấp đã chấp nhận các yêu cầu của tổ chức và sẵn sàng giao hàng hóa hoặc dịch vụ theo các thông số kỹ thuật được truyền đạt. Việc xác nhận đơn đặt hàng phải được duy trì như hồ sơ chất lượng.

• In và lưu trữ đơn đặt hàng được xác nhận từ nhà cung cấp vào một thư mục được chỉ định.
• Scan (khi đơn đặt hàng được gửi bản cứng) và đính kèm đơn đặt hàng vào hệ thống ERP.

Các biện pháp kiểm soát rủi ro phải được áp dụng cho quy trình hoặc dịch vụ thuê ngoài. Các biện pháp kiểm soát rủi ro và tầm quan trọng của chúng phải được lập thành tài liệu trong thông tin mua hàng và phải được thông báo rõ ràng cho nhà cung cấp.

Sắp xếp để liên lạc với các nhà cung cấp bên ngoài có thể được quản lý thông qua nhân sự hoặc hệ thống. Liên lạc và tương tác có thể thông qua việc in và gửi đơn đặt hàng, qua e-mail, hoặc duy trì trao đổi dữ liệu điện tử giữa tổ chức và nhà cung cấp.

Trao đổi tài liệu và hồ sơ với nhà cung cấp

Khía cạnh tiếp theo của tương tác với các nhà cung cấp là việc cung cấp các thông tin liên quan đến  từng giai đoạn trong quá trình mua và những chấp nhận dự kiến về mặt tài liệu hoặc hồ sơ. Nhân viên của tổ chức phải nắm rõ và xác định những tài liệu hoặc hồ sơ nào cần thông tin cho nhà cung cấp.

Các loại tài liệu hoặc hồ sơ liên quan đến các quy trình mua hàng và hỗ trợ cho các quy trình này phải được xác định. Xác định mức độ và phạm vi của các tài liệu hoặc hồ sơ bị ảnh hưởng bởi thông tin cần truyền đạt cho nhà cung cấp cũng như thông tin  nhận được từ nhà cung cấp.

Để xác định rõ các loại tài liệu hoặc hồ sơ khác nhau này, phải biết rõ thông tin nào được mong đợi là đầu vào hoặc đầu ra cho từng  tương tác.

Tham khảo Mục 7.4.1.2 – Các quy trình được lập thành tài liệu để đảm bảo sự phù hợp của sản phẩm đã mua để biết chi tiết về quy trình mua hàng và các tài liệu, hồ sơ cần thiết.

Có nhiều phương thức để trao đổi thông tin và tương tác với nhà cung cấp. Nhưng mục đích chính là để đảm bảo thông tin, yêu cầu và xác nhận trong quá trình mua hàng được truyền đạt chính xác giữ nhà cung cấp và tổ chức.

Bạn có thể vào link sau thể xem thêm các bài viết về quy trình mua hàng

ThuHuong