Khi đã xác định thông tin về sản phẩm được mua và những yêu cầu về chấp nhận sản phẩm thì tổ chức phải đảm bảo những yêu cầu này phải được xem xét và xác minh trước khi gửi cho nhà cung cấp. Mục đích là đảm bảo rằng nội dung của thông tin và phương tiện truyền đạt được sử dụng một cách chính xác và phù hợp theo từng giao đoạn của quy trình mua hàng.
Thông tin gửi cho nhà cung cấp bên ngoài phải
- Truyền đạt chính xác – Tổ chức phải sử dụng các phương tiện liên lạc phù hợp để truyền đạt thông tin và đảm bảo dữ liệu được truyền tới đúng nhà cung cấp.
- Rõ ràng – Tất cả các dữ liệu cần thiết phải chính xác, rõ ràng để nhà cung cấp hiểu đúng những gì mà tổ chức yêu cầu.
- Đầy đủ – Thông tin đủ để hoàn thành và tất cả thông tin về các chi tiết cần thiết cho nhà cung cấp.
- Chấp thuận – Tổ chức phải có trách nhiệm xem xét và phê duyệt nội dung.
Phương pháp để đảm bảo thông tin gửi cho nhà cung cấp là đầy đủ
Tùy thuộc vào từng loại và tính chất của sản phẩm được mua mà có từng phương pháp để đảm bảo thông tin gửi cho nhà cung cấp là đầy đủ
Cần xác định người hoặc bộ phận để phê duyệt và truyền đạt thông tin đến nhà cung cấp. Người hoặc bộ phần này phải có trách nhiệm đảm bảo thông tin mua hàng là đầy đủ, chính xác và truyền đạt đến nhà cung cấp một cách phù hợp. Không có yêu cầu ghi lại phương pháp truyền đạt thông tin đến nhà cung cấp. Nhưng bạn sẽ được yêu cầu đưa ra bằng chứng cho thấy phương pháp đó tồn tại.
Nhân viên tham gia vào việc xác định thông tin mua hàng phải xác định thông tin cần bao gồm những gì? Cách thức truyền đạt thông tin và phê duyệt trước khi gửi đến nhà cung cấp. Điều này sẽ cho phép xác định các rủi ro và các vấn đề liên quan đến sản phẩm đã mua được thông báo cho nhà cung cấp.
Trong các trường hợp đơn giản, thông tin dễ truyền tải, một định dạng cho đơn đặt hàng dưới đây được sử dụng như một công cụ kiểm soát:
- Điền tất cả các thông tin vào một form (biểu mẫu) có sẵn và đảm bảo tất cả các yêu cầu đã đầy đủ.
- Xác định định dạng và nội dung của đơn đặt hàng được tạo từ một hệ thống được chỉ định (ví dụ: hệ thống ERP).
Nếu bạn sử dụng một hệ thống chỉ định cho đơn đặt hàng (như hệ thống ERP), đơn đặt hàng sẽ được kiểm soát dưới dạng tài liệu (có số nhận dạng). Và đơn đặt hàng được tạo sẽ đóng vai trò là hồ sơ chất lượng. Nó trở nên phức tạp hơn khi các sản phẩm hoặc dịch vụ được yêu cầu phức tạp và ảnh hưởng đến số lượng, mức độ của các chi tiết cần thiết. Ví dụ, trong một dự án phải xem xét nhiều khía cạnh:
- Vấn đề kỹ thuật
- Thông số kỹ thuật của khách hàng
- Dự án với sự dài hạn
- Yêu cầu đặc biệt hoặc không đạt tiêu chuẩn
Khi các yêu cầu mua hàng có sự sai lệch sẽ ảnh hưởng đến cả tổ chức và nhà cung cấp. Vì vậy, việc xem xét và đảm bảm các yêu cầu mua hàng là đầy đủ và chính xác trước khi gửi cho nhà cung cấp để họ thực hiện là rất quan trọng.
Để theo dõi các bài viết khác về quy trình mua hàng mời các bạn vào link sau
ThuHuong
