[ISO 9001:2015] 4.3 Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng

4.3. ISO 9001-2015: Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng

Tương tự như mục 4.2.2 trong ISO 9001:2008, nhưng phạm vi được mở rộng hơn nhiều. 
“Tổ chức phải xác định ranh giới và khả năng áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng để thiết lập phạm vi của hệ thống. Khi xác định phạm vi này, tổ chức phải xem xét:

a) Các vấn đề bên ngoài và nội bộ đề cập ở 4.1;
b) Yêu cầu của các bên quan tâm liên quan đề cập ở 4.2;
c) Sản phẩm và dịch vụ của tổ chức.

Tổ chức phải áp dụng tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn này nếu những yêu cầu đó có áp dụng được trong phạm vi đã xác định của hệ thống quản lý chất lượng.

Phạm vi hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức phải sẵn có và được duy trì bằng thông tin dạng văn bản. Phạm vi này phải nêu loại sản phẩm và dịch vụ được bao trùm và phải đưa ra lý giải cho các yêu cầu của tiêu chuẩn được tổ chức xác định là không thể áp dụng cho phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng.

Sự phù hợp với tiêu chuẩn này chỉ có thể được công bố khi yêu cầu được xác định là không thể áp dụng được, không làm ảnh hưởng tới khả năng hay trách nhiệm của tổ chức trong việc đảm bảo sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ của tổ chức và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng.”

Trong những bản tiêu chuẩn trước thì phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng chỉ gói gọn trong có một câu duy nhất, nhưng đến bộ tiêu chuẩn này thì phạm vi được mở rộng hơn rất nhiều, dành gần như toàn bộ chương 4 nói về hệ thống quản lý chất lượng và phạm vi của nó. Hai phần 4.1 và 4.2 là đầu vào để xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng.
Trước khi đi quá xa chúng ta cần hiểu nghĩa của từ “phạm vi” được nói trong tiêu chuẩn này là gì? Phạm vi của QMS là giới hạn của nó được thể hiện ở hai khía cạnh sau:

– Giới hạn của QMS về mặt quy trình trong tổ chức của bạn: Có nghĩa là những phần nào trong tổ chức sẽ thuộc phạm vi của QMS, và nó sẽ được tuyên bố (statement) trong quy trình.

– Các yêu cầu của ISO 9001:2015 được áp dụng trong tổ chức của bạn: Tất cả những yêu cầu trong bộ tiêu chuẩn này được viết ra là để áp dụng, các trường hợp ngoại lệ được chấp nhận khi mà bạn chứng minh được rằng những yêu cầu này không liên quan gì đến tổ chức của bạn. Ví dụ: Khi bạn gia công một sản phẩm nào đó, toàn bộ thiết kế nhận được từ khách hàng và bạn hoàn toàn không có thiết kế gì ở đây thì bạn không cần phải tuân theo những yêu cầu về thiết kế và trong tuyên bố về phạm vi của hệ thống chất lượng cũng phải nêu rõ điều này.

Cho nên có thể thấy rõ rằng phạm vi được nhìn từ hai góc độ, góc độ tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn để mà đối ứng với các bên chứng nhận, hoặc audit từ bên ngoài. Góc độ tách bạch rõ ràng bộ phận nào, quy trình nào thuộc phạm vi của QMS để mà tự bên trong nội bộ có thể tương tác với nhau, nhận biết được một cách hiệu quả.

Dưới đây là một tuyên bố (statement) về phạm vi của QMS mẫu:

“Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng của công ty ABC là sản xuất, kiểm hàng và giao hàng cho sản phẩm dao cắt gỗ. Các yêu cầu về thiết kế và phát triển sẽ không bao gồm trong hệ thống QMS bởi vì tổ chức không có thực hiện bất cứ một hoạt động thiết kế và phát triển nào. Tất cả các yêu cầu và tiêu chuẩn được nhận từ khách hàng”

Trong ví dụ trên, những quy trình được đề cập đến như là sản suất, kiểm hàng, và giao hàng. Những quy trình hỗ trợ khác không được nêu ra như mua hàng, bán hàng…là vì nó mặc định những quy đình này phải có để phục vụ sản xuất. Thường thì những quy trình hỗ trợ này sẽ không cần thiết phải đưa vào tuyên bố về phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng (QMS), trừ khi mình có lý đo để làm việc đó.

Tuanca