[ISO 9001:2015] 4.4 Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình

4,966

4.4. ISO 9001-2015: Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống

Tương đương với mục 4.1 trong ISO 9001:2008, nhưng hàm ý chính xác hơn rất nhiều.

“4.4.1 Tổ chức phải thiết lập, áp dụng, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm các quá trình cần thiết và sự tương tác giữa các quá trình, phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Tổ chức phải xác định các quá trình cần thiết đối với hệ thống quản lý chất lượng và việc áp dụng các quá trình này trong toàn bộ tổ chức và phải:

a) Xác định đầu vào cần thiết và đầu ra mong muốn của các quá trình này;
b) Xác định trình tự và sự tương tác giữa các quá trình;
c) Xác định và áp dụng các tiêu chí và phương pháp (bao gồm theo dõi, đo lường và chỉ số kết quả thực hiện có liên quan) cần thiết để đảm bảo thực hiện và kiểm soát có hiệu lực các quá trình này;
d) Xác định nguồn lực cần thiết cho các quá trình này và đảm bảo sẵn có các nguồn lực đó;
e) Phân công trách nhiệm và quyền hạn đối với các quá trình;
f) Giải quyết các rủi ro và cơ hội được xác định theo các yêu cầu của 6.1;
g) Đánh giá các quá trình này và thực hiện mọi thay đổi cần thiết để đảm bảo các quá trình này đạt được kết quả dự kiến của nó;
h) Cải tiến các quá trình và hệ thống quản lý chất lượng.”

ISO 9001 là một bộ tiêu chuẩn mà tiếp cận theo hướng quá trình từ rất lâu rồi, đến ISO 9001: 2015 thì nó lại tiếp tục nhấn mạnh một cách rõ ràng thêm vào từng thành phần của quá trình. Bạn phải xác định những quá trình cần thiết cho tổ chức của mình và xác định luôn những thành phần quan trọng của quá trình đó như là : đầu vào, đầu ra, chỉ tiêu, phương pháp và đo lường. Điều này yêu cầu tổ chức phải cân nhắc tới tất cả các nguồn dao động mà có ảnh hưởng đến quá trình, có thể tác động vào đầu ra. Kết quả là tổ chức sẽ hiểu rõ và tự tin về những quá trình của mình.

– Đầu vào và đầu ra: đầu vào có thể là nguyên vật liệu, có thể là đầu ra từ quá trình trước đó, nó có thể là dạng vật chất hoặc thông tin. Và đầu ra là kết quả của một quá trình hay một dịch vụ, nó cũng có thể là hậu quả (phế phẩm). Nói đơn giản nếu bạn nghĩ quá trình là một cái hộp từ trái qua phải thì đầu vào là bên trái và đầu ra là bên phải.

– Trình tự và sự tương tác: Ngay cả những tổ chức đơn giản nhất bạn cũng sẽ có quá trời quá trình. ISO 9001:2015 yêu cầu bạn phải đặt những quá trình này theo thứ tự nhất định, và cũng phải xem xét sự tương tác giữa chúng. Ví dụ, quá trình thiết kế phải diễn tra trước quá trình mua hàng, quá trình mua hàng phải diễn ra trước quá trình sản xuất…

– Tiêu chí và phương pháp: Một quá trình phải có chuẩn đầu ra, phải xác định được đầu ra mong muốn của nó là gì, và phải có phương pháp để đo lường được. Ví dụ quá trình nấu cơm, phải có chuẩn đầu ra là cơm chẳng hạn, thì phải có phương pháp và chỉ tiêu cụ thể để phân biệt thế nào là cơm mà không phải cháo, thế nào là cơm hay cơm cháy…

– Nguồn lực: Có thể bao gồm nguyên vật liệu, vật tư, tiêu chuẩn, con người hay rất nhiều thứ khác, chính vì thế xác định nguồn lực cho một quá trình nhằm đảm bảo quá trình luôn sẵn có để sử dụng, hạn chế việc gián đoạn gây lãng phí. Cho nên yêu cầu này nhấn mạnh việc lên kế hoạch mua hàng để đáp ứng yêu cầu của quá trình.

– Trách nhiệm và quyền hạn: Phải được phân một cách rõ ràng trong quá trình nhằm đảm bảo mọi việc được thực thi một cách chính xác ngay từ đầu. Ví dụ đưa nguyên vật liệu vào và vận hành máy thì là của công nhân, sửa máy là của bảo trì, chỉnh thông số quá trình là của kĩ sư quá trình, kiểm đầu ra là của chất lượng…. Và cuối cùng phải có một người là chủ xị của cả quá trình, để khi cần phải gọi các bên liên quan lại xử lý vấn đề.

– Rủi ro và cơ hội: (Phần này đã nói khá rõ ở bài trước)

– Đánh giá: Làm sao chúng ta biết quá trình của mình hiệu quả mức nào? Mỗi quá trình đều được đặt một kì vọng để tạo ra kết quả, cho nên đánh giá đơn giản là so sánh xem đầu ra có đạt như mong muốn hay chưa, dựa trên chỉ tiêu nào, và cái sai lệch ở đây là gì?

– Cải tiến: không có gì là quá tốt để có thể không cần cải tiến, do đó cải tiến luôn là yêu cầu của bộ tiêu chuẩn này.