Chính sách chất lượng(Quality Policy) là tập hợp định hướng và triết lý về chất lượng của ban lãnh đạo cấp cao. Nó thường ngắn và gói gọn trong tầm 100 chữ là đủ. Và thường được viết theo kiểu gạch đầu dòng, tuy nhiên bạn cũng có thể viết theo bất cứ định dạng nào bạn muốn.Tương đương với mục 5.3 trong ISO 9001:2008, nhưng có thêm một số mục nhỏ.
Việc truyền thông chính sách chất lượng đến toàn thể nhân viên trong tổ chức là một việc cực kì quan trọng, nó đóng góp đến sự thành công của tổ chức. Suy cho cùng dù cho bạn có hô khẩu hiệu hay đến đâu, thì ai là người thực hiện những vấn đề đó. Chính là công nhân, là thợ máy là những người gần với sản phẩm nhất, có cấp bậc thấp nhất nhưng chiếm số đông nhất và dĩ nhiên là trực tiếp tạo ra chất lượng của sản phẩm. Nên chính sách chất lượng mà không được truyền thông rộng rãi, không được thông báo đến cho mọi người và làm cho họ hiểu thì không có ý nghĩa nhiều. Và bạn cũng không nhất thiết phải gọi nó là chính sách chất lượng, vì sẽ rất lâu nữa người ta mới bỏ tư duy những gì “ chất lượng” là thuộc phòng chất lượng. Thật ra chính sách chất lượng là thuộc về mọi cá nhân trong tổ chức. Nên bạn có thể gọi nó là tuyên bố về nhiệm vụ, tầm nhìn, mục tiêu tổ chức…
Một số tổ chức mở rộng chính sách chất lượng bằng cách bao gồm luôn cả những vấn đề khác như: Văn hóa, giá trị, đạo đức hoặc các khía cạnh khác. Điều đó cũng không có sai, miễn là bạn đáp ứng những yêu cầu tối thiểu của chính sách chất lượng thì bạn có thể thêm bất cứ điều gì mà bạn thấy phù hợp và quan trọng. Điều quan trọng là nếu bạn thêm vào thì bạn phải đảm bảo là bạn có sức thực thi. Dẫu rằng chính sách chất lượng là một tài liệu cấp cao, nhưng suy cho cùng thì nó cũng là một tài liệu và chính vì thế nó cũng phải tuân theo những yêu cầu về tài liệu và audit. Do đó đặt mục tiêu cao thì tốt, nhưng thành lập chính sách chất lượng trên trời mà bạn không thực hiện được hoặc là không liên quan tới tổ chức của bạn thì cũng rất rắc rối với auditor.
Sau đây là một số câu hỏi mà có thể hỏi ban lãnh đạo để thiết lập chính sách chất lượng:
- Tổ chức chúng ta thật sự tin vào điều gì?
- Chúng ta đang phấn đấu vì điều gì?
- Khách hàng đóng vai trò như thế nào trong sự thành công của chúng ta?
- Từ chất lượng thật sự có ý nghĩa như thế nào với tổ chức?
- Điều gì làm sản phẩm của chúng ta tốt hơn đối thủ?
- Từ nào có thể dùng để nói ngắn gọn về văn hóa của tổ chức?
Những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta tập trung hơn vào những gì chúng ta cho là quan trọng, và nó cũng có thể khơi gợi ra nhiều hướng mở khác. Lưu ý nó chỉ là những câu gơi ý thôi nha, nó giúp các bạn đi đúng hướng và nhanh hơn thôi.
Những câu hỏi thường gặp về chính sách chất lượng:
1.Chính sách chất lượng hỗ trợ trong việc thực thi các định hướng chiến lượt như thế nào?
Trả lời: Chắc chắn là có rồi, chính sách chất lượng là một tài liệu cấp cao và nó có thể tác động đến những tài liệu cấp cao khác. Ví dụ: Định hướng chiến lượt của công ty là thiết kế mới các sản phẩm thì trong chính sách chất lượng bạn có thể nhấn mạnh rằng “ Sáng tạo là nguyên tắc cốt lõi”, nếu bạn có chiến lượng xây dựng thêm nhà máy thì trong chính sách chất lượng bạn có thể nói rằng “ phát triển và mở rộng là điều quan trọng của tổ chức”…
2. Chúng ta có cần nêu ra trong chính sách chất lượng rằng nó sẽ được truyền đạt, hiểu và áp dụng cho tất cả các bên quan tâm?
Trả lời: Chắc chắn là không, trừ khi bạn muốn. Vì chính sách chất lượng và cách bạn thực thi nó là hai thứ khách nhau, nên bạn không cần phải ghi cách bạn thực thi vào trong chính sách chất lượng.
3. Chính sách chất lượng có cần phải kí bởi ban lãnh đạo công ty?
Trả lời: Bạn không cần phải có chữ kí của lãnh đạo trong chính sách chất lượng, miễn là bạn chứng minh được có sự phê duyệt của lãnh đạo, điều này có thể là một biên bản cuộc họp, phê duyệt sổ tay chất lượng, hoặc các thứ khác.
