“Tổ chức phải đảm bảo rằng người thực hiện công việc dưới sự kiểm soát của tổ chức nhận thức được về;
a) chính sách chất lượng;
b) mục tiêu chất lượng liên quan;
c) đóng góp của họ cho hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm cả lợi ích của kết quả thực hiện được cải tiến;
d) hậu quả của việc không tuân thủ các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng.”
Tương đương với mục 6.2 của ISO 9001:2008 nhưng có thêm mộ số bổ sung nhỏ.
Nhận thức là một từ rất rất hay được đưa vào sử dụng trong phần này của ISO 9001:2015.
Vậy nhận thức là gì?
Nhận thức thu được khi mọi người hiểu trách nhiệm của mình và cách thức hành động của họ góp phần vào việc đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Có nghĩa là mỗi nhân viên phải hiểu được một cách nhân quả rằng, công việc của mình sẽ tạo ra kết quả hay hậu gì cho tổ chức. Từ đó sẽ giúp định hướng những hành động, quyết định nhằm hướng vào mục tiêu của tổ chức.
Cho nên nhân viên phải nhận thức về:
Chính sách chất lượng:
Nhân viên ít nhất phải biết được sự tồn tại của chính sách chất lượng, và có thể tìm thấy nó khi cần. Chính sách chất lượng cũng nên ngắn gọn, dễ hiễu. Từ đó nhân viên biết được ý nghĩa trong việc đóng góp vào chính sách chất lượng.
Mục tiêu chất lượng:
Phần này dễ hình dung hơn chính sách chất lượng bởi vì nó thường rất rõ ràng, cụ thể, có chỉ số để so sánh. Ví dụ tỉ lệ khiếu nại khách hàng giảm từ 5% xuống 2% trong năm 2020. Thì nhân viên phải hiểu được công việc của mình ảnh hưởng thế nào tới mực tiêu này, ví dụ công nhân khi thấy một vấn đề lạ, thì họ phải báo lên cấp trên. Khi tự ý cho qua, vì như thế khách hàng có khả năng khiếu nại. Do đó mục tiêu chất lượng không đạt. Rất buồn cười là nhiều tổ chức bắt nhân viên học thuộc cho bằng được, hoặc luôn đeo nó trên thẻ, mà không giải thích cho họ biết. Cái mục tiêu chất lượng đó liên quan gì đến công việc hàng ngày của họ. Cho nên học hoài mà không thuộc. Cho nên cũng không hiệu quả gì.
Nhận thức được hậu quả
Tương tự như vậy cho hệ thống quản lý chất lượng, nhân viên trong tổ chức phải hiểu và nhận thức được rằng, chất lượng là trách nhiệm của mọi thành viên trong tổ chức. Và nếu họ không tuân theo hệ thống quản lý chất lượng thì điều gì xảy ra.
- Sản phẩm không phù hợp
- Khách hàng không thỏa mãn
- Lãng phí nguồn lực
- Chi phí cao
- Giảm lợi nhuận
- Tạo ra rủi ro cho tổ chức
- Có khả năng mất nhân tài
Một lần nữa, từ nhận thức là một từ rất hay mà đó thay đổi cách làm mì ăn liên của doanh nghiệp. Người ta phải hiểu, cảm nhận rồi mới hành động.Thì lúc này toàn tổ chức sẽ toàn tâm hướng tới mục tiêu chất lượng. Bạn thử đặt câu hỏi trong tổ chức của bạn. Bao nhiêu người làm đúng theo yêu cầu này.
Vậy tổ chức có cần phải lưu giữ hồ sơ chứng minh cho việc nhận thức của nhân viên trong toàn tổ chức?
Câu trả lời là không, bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không yêu cầu lưu giữ lại hồ sơ cho hoạt động này.
Mời các bạn tham khảo các mục khác ở đây
Hoặc tham gia vietquality Fanpage để cùng thảo luận tại đây
Tuan Huynh
