8 loại lãng phí trong văn phòng


Nói đến Lean là ta liên tưởng ngay đến các loại lãng phí. Khi nói đến lãng phí liên quan đến lean thì chúng ta lại nghĩ đến môi trường sản xuất. Nhưng thật ra lãng phí có mặt khắp mọi nơi, từ nhà máy sản xuất cho đến văn phòng. Hôm nay Việt Quality (Vietquality) xin giới thiệu 8 loại lãng phí (8 wastes) cho nhân viên văn phòng. Trước khi đi quá xa, nếu bạn chưa biết về Lean thì vui lòng vào các bài sau: “Lean là gì”, “nhận diện lean” để tham khảo thêm.

1. Lãng phí do làm sai

Lỗi này lại dẫn đến rất nhiều lãng phí, như lãng phí về thời gian, lãng phí về tiền bạc. Điều đáng nói là gây ra rất nhiều bực bội cho bạn, cho đồng nghiệp, cho lãnh đạo. Làm trễ nãi việc của tổ chức. Dưới đây là một số ví dụ tiêu biểu cho loại lãng phí này:

  • Chào hàng không đúng giá bán
  • Nhập dữ liệu không chính xác
  • Mất hồ sơ, đặt biệt là hồ sơ quan trọng
  • Số liệu cung cấp không chính xác, trung thực
  • Số liệu được vẽ không chính xác…

2. Lãng phí do làm quá thừa

Lỗi này là một trong những lỗi hay mắc phải nhất của dân công sở, đặc biệt là khi làm báo cáo. Khi Sếp giao cho làm một cái báo cáo để xem tình hình tuần thế nào mà bạn dành 2 ngày. Làm thật chi tiết, chỉnh chu đến từng câu từ. Nhưng Sếp thì chỉ xem qua có 5 phút. Đó là lãng phí. Nếu đây là một báo cáo mang tính quan trọng thì khác. Một số ví dụ tiêu biểu cho loại lãng phí này:

  • Lưu quá nhiều tài liệu mà không bao giờ đọc
  • In quá nhiều báo cáo, mà không ai cần
  • Lưu nhiều nhạc, ảnh, và các thứ khác vào trong máy tính
  • Viết báo cáo rất dài mà không ai quan tâm…

3. Lãng phí do đợi chờ

Lỗi này cũng rất hay gặp trong văn phòng. Khi bạn cần làm báo cáo tuần mà phải chờ dữ liệu tổng hợp của nhân viên. Khi bạn muốn tiến hành cải tiến mà phải đợi qua một hàng dài phê duyệt. Nhiều khi duyệt xong, hết cả hứng cải tiến.

  • Máy tính cũ, nên thời gian đăng nhập vào lâu
  • Đợi có người phụ giúp
  • Đợi cấp trên cho phép
  • Đợi hướng dẫn, một cái luật ra mà cả năm sau thông tư mới xuống
  • Cúp điện, không làm được gì…

4. Những việc không tạo ra giá trị thặng dư

Mình phải làm hoặc làm nhiều, nhưng đôi khi lại không tạo ra giá trị gì cho khách hàng. Ví dụ như:

  • Nhập dữ liệu đến hai lần để kiểm tra
  • Ký tá nhiều cấp
  • Có quá nhiều quy trình kiểm tra…

5. Có nhiều quy tắc, không thống nhất với nhau

Đa số các tập đoàn lớn, có quá nhiều quy tắc, có quá nhiều quy trình. Mà các quy trình này lại mâu thuẫn với quy trình còn lại. Do đó, lãng phí trong việc tranh cãi, hoặc phê duyệt.

  • Có quá nhiều quy trình chồng chéo lẫn nhau, liên quan đến một công việc
  • Sếp thay đổi ý kiến liên tục
  • Thời gian có nhiều biến động, do có những sự cố không lường trước được…

6. Lãng phí do lưu trữ

Nếu bạn thường xuyên thấy IT gửi mail hết dung lượng thì lãng phí này rất cao. Công ty thường phải thuê Server để chứa dữ liệu, cũng tốn tiền và diện tích, lẫn nhân công để bảo trì. Những lãng phí thường xảy ra là:

  • Lưu trữ phim, ảnh trên server
  • Quá dư thừa văn phòng phẩm…

7. Lãng phí do di chuyển vòng vòng

  • Văn phòng được thiết kế không hợp lý
  • File đính kèm quá lớn, mỗi lần gửi cần nhiều thời gian load
  • Lối đi lại không thông thoáng, vòng vòng, các phòng ban hay tương tác thì ngồi quá xa nhau
  • Máy móc sắp đặt không hợp lý…

8. Lãng phí do dùng người không hết năng lực

  • Không chịu trao quyền, nên thiếu quyền hạn để xử lý
  • Nhân viên giỏi nhưng không có điều kiện phát huy…

Đó là những lãng phí hay gặp nhất trong văn phòng, còn nhiều và rất nhiều lãng phí nữa. Nhưng bạn biết rồi đấy, công việc, sự cố, ngày qua ngày, tồn tại với đống deadline là hạnh phúc rồi. Nên nhìn xung quanh để thấy đâu là lãng phí để đề xuất cải tiến thì dường như khá là xa xỉ. Do đó, nếu bạn có một nhân viên, một nhóm nhân viên mà có mong muốn cải tiến thì hãy tạo điều kiện ngay. Không là bị môi trường xung quanh nhấn chìm trong bể nước. Rồi cả phong trào cải tiến của công ty bạn cũng chìm theo luôn.

Mời các bạn tham khảo thêm các bài viết khác về Lean ở đây.

Tuanca

2 thoughts on “8 loại lãng phí trong văn phòng

Leave a Reply