[ISO 9001:2015] 4.1 Bối cảnh tổ chức (P1)

Mời các bạn cùng bắt đầu chuyến hành trình khám phá ISO 9001:2015, trong chuyến hành trình này Vietquality sẽ giới tiệu từng chương, từ yêu cầu một. Chúng ta sẽ đi từ đầu đến cuối của bộ tiêu chuẩn. Sẽ giải thích từng từ ngữ từng yêu cầu. Nó rất thích hợp cho những ai mong muốn hiểu sâu về ISO 9001:2015. Nhưng sẽ cũng sẽ rất buồn chán cho những ai chỉ muốn áp dụng một cách rập khuôn để lấy chứng nhận. Chương đầu tiên “ bối cảnh tổ chức”. Yêu cầu này hoàn toàn mới, không có yêu cầu tương tự trong ISO 9001: 2008. Nhưng trước khi đi quá xa, nếu các bạn vẫn chưa hiểu gì về ISO 9001: 2015, thì mời các bạn tham khảo tại đây.

Bối cảnh tổ chức là gì?

Yêu cầu này một cách chính xác là “hãy nhìn cẩn thận xung quanh bạn” hoặc là “một phút nhìn lại chính mình”. Đây là một sự bắt đầu cực kì hợp lý của bộ tiêu chuẩn này. Tổ chức tự mình phải khám phá ra những yếu tố quan trọng của bên trong và bên ngoài tổ chức. Phải thật cụ thể và thành thật nhất có thể, mặc dù kết quả sẽ làm ta đau lòng. Những yếu tố quan trọng đối với một tổ chức, nghe như có vẻ là tổ chức nào cũng quan tâm phải không? Thật ra là ngược lại, hầu hết các tổ chức lại không quan tâm mấy đến chuyện này, nó như một thứ gì đó xa xỉ. Việc đáp ứng đơn hàng, xử lý sự cố để tồn tại qua ngày đã làm tổ chức quá bận bịu, đến nỗi chẳng mấy khi quan tâm nhiều đến việc này. Mà nó lại là yếu tố để dẫn dắt tổ chức/công ty đi đến thành công “lâu dài”.

Những khó khăn trong hiểu bối cảnh tổ chức.

Nỗ lực để hiểu bối cảnh của tổ chức là một việc cũng khá khó khi mà chúng ta muốn nhìn dưới con mắt của một người xa lạ để khỏi có cái nhìn thiên vị và lệch lạc. Đó là bởi vì cũng là những con người này, hàng ngày làm tới làm lui, đối diện với mọi việc, sự cố nên đâm ra “lờn thuốc”, họ nhìn mọi ngày nhưng họ có thực sự thấy không? Một ví dụ đơn giản là bạn làm trong công ty A qua nhiều năm, bạn không thấy được vấn để của nó, nhưng khi bạn mới qua công ty B hoàn toàn mới lạ thì bạn lại thấy rất nhiều. Cho nên để tránh việc “lờn thuốc” bạn có thể tập trung, hỏi những câu hỏi phía dưới.

Những câu hỏi để giúp các bạn hiểu về bối cảnh tổ chức.

• Tổ chức đặc biệt vì điều gì?
• Đối thủ có sợ chúng ta không?
• Điều gì làm chúng ta chốt sale nhanh chóng?
• Khía cạnh nào trong văn hóa tổ chức thật sự tao ra khác biệt?
• Điều gì có thể làm chúng ta sạt nghiệp nếu chúng ta không chịu để ý?
• Khách hàng hay phiền lòng chúng ta ở điểm nào?
• Điểm nào mà mọi người đều đồng ý là nên cải thiện?
• Điều gì mà những người mới vào tổ chức đều nói là mình nên cải thiện?
• Sản phẩm hay dịch vụ nào mới mà khách hàng hay hỏi thăm?
• Điểm yếu nào ở đối thủ mà chúng ta cần khai thác?
• Những công nghệ nào mới có thể hỗ trợ chúng ta?
• Còn những nhu cầu nào trên thị trường mà chúng ta chưa tận dụng được?
• Chi phí hoạt động nào của tổ chức tăng nhanh nhất?
• Khách hàng than phiền lỗi nào nhiều nhất?
• Những vấn đề pháp lý nào mà chúng ta có khả năng vấp phải?
• Chúng ta cần kiến thức và đào tạo thêm ở mảng nào?

Vậy là chúng ta đã hiểu khái niệm thế nào là bối cảnh của tổ chức rồi, mời các bạn tham khảo tiếp bài 2 ở đây, giời thiệu về công cụ SWOT. Một công cụ vô cùng mạnh mẽ giúp chúng ta triển khai phần này thật nhanh chóng.

Tuan Huynh