Sau khi xác định vấn đề ở bước 1, nhóm dự án RCA sẽ tiến hành tìm/liệt kê tất cả các nguyên nhân có thể dẫn đến vấn đề. Đây là giai đoạn thứ hai của quy trình phân tích nguyên nhân gốc rễ.
Mục đích
Mục đích chính của bước này là tạo ra một danh sách càng nhiều càng tốt về các nguyên nhân tiềm ẩn có thể dẫn đến vấn đề. Danh sách này bao gồm những ý tưởng của các bên liên quan. Khởi đầu cho việc xác định nguyên nhân gốc rễ về sau. Giúp tránh việc bỏ sót hoặc bỏ qua mất những nguyên nhân trong quá trình phân tích. Mà biết đâu lại có thể là nguyên nhân gốc rễ hoặc dẫn đến nguyên nhân gốc rễ.
Cần lưu ý
- Cần có quyền (điều kiện) để truy cập và thu thập các dữ liệu liên quan cũng như các thông tin của vấn đề
- Liệt kê càng nhiều các nguyên nhân tiềm năng càng tốt
- Chú trọng phát huy yếu tố tư duy tự do và sáng tạo. Khuyến khích đưa ra ý tưởng (thậm chí là những ý tưởng có vẻ là điên rồ). Miễn là có liên quan đến đề tài hiện tại được
- Không nên phân loại / sàng lọc các đề xuất. Đây là một quy tắc vàng của hoạt động Brainstorming – chắc chắn được áp dụng ở đây. Nếu có sự phê bình hoặc loại bỏ ý tưởng trong giai đoạn này, lẽ tự nhiên mọi người sẽ có xu hướng chần chừ lại và ý tưởng sẽ bị bỏ qua.
Các bước thực hiện
1. Sơ đồ hóa sự kiện
Trước hết, để có thể tìm ra những nguyên nhân khả thi, ta cần hình dung được bức tranh toàn cảnh của sự kiện (vấn đề). Bằng cách sâu chuỗi các yếu tố, sự kiện liên quan dẫn đến vấn đề đang điều tra. Một vấn đề xảy ra thường sẽ bao gồm:
- Các yếu tố xuất phát từ nội tại của vấn đề
- Sự tác động từ các yếu tố môi trường và bối cảnh: nhiệt độ, độ ẩm, mức độ tiệt trùng; nguồn lực…
Ví dụ: Máy A hôm nay chạy không ổn định. Có thể do máy đã đến tuổi nên không ổn định. Đây là do nội tại của máy. Ngoài ra, có thể do nhân viên vận hành quên làm vệ sinh máy; môi trường nhiều bụi, độ ẩm cao làm chi tiết máy bị trục trặc. Đây là sự tác động từ yếu tố môi trường và bối cảnh.
Vì vây, khi xem xét một sự kiện (vấn đề), cần nắm kỹ, hiểu rõ nó và chuỗi các hoạt động, sự kiện liên quan có tác động đến vấn đề.
2. Brainstorm tìm các nguyên nhân có thể xảy ra
Sau khi có được bức tranh tổng thể về vấn đề và các yếu tố xung quanh nó. Nắm được, hiểu rõ các yếu tố, quy trình có liên quan. Bước tiếp theo là tiến hành thu thập ý tưởng, tìm tất cả các nguyên nhân có thể xảy ra. Lưu ý rằng, ở bước này, chúng ta chưa đặt nặng vào việc đi sâu vào đâu là nguyên nhân chính hay nguyên nhân gốc rễ. Mà chỉ nhắm vào việc liệt kê ra càng nhiều nguyên nhân có khả năng dẫn đến sự kiện càng tốt. Để làm tốt được việc này, thì Brainstorming là một công cụ cực kỳ hiệu quả. Tuy nhiên, để mang lại hiệu quả tốt nhất, cần đáp ứng các nguyên tắc khi thực hiện Brainstorming. Mời các bạn tham khảo chi tiết tại bài viết Brainstorming hiệu quả
Sau khi hoàn tất bước này – Tìm các nguyên nhân khả thi, mời các bạn tham khảo bước tiếp theo của quy trình RCA – Tìm nguyên nhân gốc rễ tại các bài viết tiếp theo của Vietquality nhé.
Ai Le
