Ở bài trước, chúng ta đã biết nguyên nhân gốc rễ là gì? Và từ xa xưa, cốt lõi của việc giải quyết vấn đề đã sớm được mách bảo qua câu hết sức quen thuộc là nhổ cỏ tận gốc. Bài viết này sẽ giới thiệu sơ lược về kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc rễ. Từ đó, diệt tận gốc vấn đề.
Loại bỏ nguyên nhân gốc rễ
Quay lại câu diệt cỏ là phải diệt tận gốc, không thì nó lại mọc lên, sinh sôi nảy nở. Để vấn đề không lặp lại lần nữa, thì cần phải triệt tiêu được nguyên nhân gốc rễ của nó. Vì nếu chỉ tập trung loại bỏ triệu chứng, tình hình có thể trở nên tồi tệ hơn nữa bởi vấn đề thì vẫn ở đó nhưng không còn dấu hiệu để nhận biết hay quản lý nó nữa. Còn nếu chỉ loại bỏ nguyên nhân cấp 1 hoặc cấp cao hơn thì cũng chỉ tạm thời giảm bớt vấn đề. Nguyên nhân gốc rễ kia vẫn còn đó, nó lại tiềm ẩn cho sự xuất hiện trở lại (thậm chí là thể hiện ở dạng một vấn đề khác)
Phân tích nguyên nhân gốc rễ
Tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root cause analysis – RCA) đòi hỏi một chuỗi các bước. Cụ thể và dễ hiểu là thông qua 6 bước:
- Xác định sự kiện, mô tả ngắn gọn sự kiện hoặc độ lệch đã kích hoạt RCA
- Tìm nguyên nhân, đưa ra càng nhiều nguyên nhân tiềm ẩn của vấn đề càng tốt
- Tìm nguyên nhân gốc rễ, tập trung tìm ra thủ phạm chính (u nhọt của vấn đề)
- Tìm giải pháp để giải quyết và ngăn chặn sự tái diễn
- Triển khai hành động, thực hiện các giải pháp để đảm bảo rằng mọi thứ đi đúng hướng
- Đo lường và đánh giá để xác định xem giải pháp đưa ra có hoạt động và giải quyết vấn đề hay không
|
Bước |
Mục đích |
Kết quả |
Yếu tố tiên quyết |
Công cụ |
|
Xác định vấn đề |
· Khoanh vùng vấn đề · Cung cấp điểm bắt đầu · Thành lập nhóm phân tích · Tạo kế hoạch dự án thực tế |
· Xác định, định nghĩa · Nhóm phân tích · Kế hoạch dự án |
· Cụ thể và khách quan · Không suy đoán về những gì gây ra vấn đề · Tập họp nhóm có liên quan đến vấn đề · Lịch trình cân bằng mục đích và thời gian |
· Phỏng vấn · Khảo sát |
|
Tìm kiếm các nguyên nhân khả |
· Hiểu sâu hơn về vấn đề · Tạo ra bảng thông tin khái quát các nguyên nhân khả thi · Đảm bảo tất cả thành |
· Danh sách các nguyên nhân có thể |
· Truy cập dữ liệu thô và bằng chứng về vấn đề · Hãy suy nghĩ sáng tạo · Không cần phân loại / sàng lọc các đề xuất cho các nguyên nhân được tìm ra |
· Flowchart · High-level mapping · Fishbone diagram |
|
Tìm kiếm nguyên nhân gốc |
· Làm sáng tỏ nguyên nhân gốc thực sự dẫn đến sự kiện/vấn đề |
· Mô tả nguyên nhân gốc |
· Giữ suy nghĩ bình tĩnh và đầu · Không nên tuyên bố tìm nguyên nhân gốc quá sớm · Dám gọi mọi thứ bằng tên thật của nó, tránh vòng vo |
· Cause-andevent tree · 5 whys · Fault tree · Pareto analysis · Scatter chart · Histogram · Problem concentration diagram |
|
Tìm kiếm giải pháp |
· Thiết kế các giải pháp có thể thực hiện nhằm giúp loại bỏ nguyên nhân gốc rễ |
· Mô tả về giải pháp |
· Kêu gọi tham gia những người có ý tưởng về các giải pháp khả thi · Kêu gọi tham gia những người sẽ bị ảnh hưởng bởi giải pháp · Quyền sở hữu sáng tạo của những |
· Flowchart · Phỏng vấn · Khảo sát · Brainstorming · Benchmarking · The “Why Not” principles |
|
Thực thi hành động |
· Thực hiện các giải pháp · Đảm bảo rằng các thay đổi mới nhất luôn được cập nhật trên hoạt động thực tế |
· Các giải pháp được thực hiện |
· Kêu gọi tham gia những người sẽ phải thay đổi quy trình làm việc của họ · Hãy kiên nhẫn và bền bỉ |
· Impact effort matrix · Force field analysis |
|
Đo lường và |
· Đánh giá hiệu quả của các giải pháp đã triển khai · Xem lại liệu có cần thêm hành động nào khác nữa · Đóng dự án RCA |
· Các giải pháp được xác nhận rằng đã giải quyết được vấn đề · Báo cáo dự án |
· Thật sự nghiêm túc trong việc đánh giá giải pháp · Đừng quá háo hức khi tuyên bố thành công và kết thúc dự án |
· Pilot study |
Để tìm hiểu rõ hơn về các bước ở trên, mời các bạn tiếp tục theo dõi các bài viết tiếp theo tại Vietquatity nhé.
Ái Lê
6 thoughts on “Sơ lược về kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc rễ”