Phần Define (xác định) sẽ giúp bạn xác định được mục tiêu và phạm vi của dự án, cũng như hiểu được về nền tảng của quy trình và khách hàng. Khi xác định được mục tiêu chúng ta cần trình bày mục tiêu. Vậy trình bày mục tiêu là gì? Cách trình bày như thế nào là tốt? Mời các bạn cùng tham khảo trong phần này. Bạn có thể tham khảo thêm về Six Sigma và 5 bước DMAIC ở link sau.
Trình bày mục tiêu là gì?
Trình bày mục tiêu là đưa ra báo cáo về vấn đề và mục tiêu của dự án. Mục tiêu phải được trình bày một cách tóm tắt nhưng phải rõ ràng và cụ thể giống như đưa ra vấn đề mà mình phải chịu trách nhiệm.
Mục tiêu cuối cùng của dự án là điều bạn muốn đạt được, mức độ đạt được mong đợi là gì và thời gian đạt được là bao lâu.
Cách trình bày mục tiêu
- Trình bày một cách tóm tắt, dễ hiểu.
- Tránh ngôn ngữ kĩ thuật.
- Sử dụng số liệu giống như báo cáo trình trạng vấn đề.
- Rõ ràng và cụ thể như là đưa ra thời gian sẽ hoàn thành.
- Tránh xác định những giải pháp cho vấn đề.
Cách thiết lập mục tiêu trong phần xác định(Define)
Trong thời điểm này, rất khó để xác định được số lượng quy trình sẽ được cải tiến. Trong trường hợp này, bạn có thể xem xét một vài lựa chọn dưới đây:
- Đưa ra thời gian ước tính tốt nhất ( có thể sửa đổi sau đó).
- Đưa ra một số liệu cụ thể. Ví dụ bạn muốn đạt được số “X”, có nghĩa là bạn sẽ hoàn thành nó sớm nhất so với thời gian ước tính.
Trình bày mục tiêu thông thường được xem xét lại khi kết thúc phần đo lường (Measure) và phân tích (Analyse), để đảm bảo mục tiêu còn thực tế.
Một vài ví dụ về trình bày mục tiêu
Ví dụ 1: Giảm tỉ lệ thanh toán của khách hàng nước ngoài mà mất nhiều thời gian hơn so với thỏa thuận trong hóa đơn từ 20% xuống 5%, khi kết thúc quý 4 năm 2017.
Ví dụ 2: Giảm tỉ lệ lỗi của sản phẩm A trên dây chuyền sản xuất 1 từ 5% xuống “X”% vào cuối tháng 10 năm 2017.
Cả 2 ví dụ trên đã trình bày mục tiêu tốt như:
- Cả 2 ví dụ trên đều đăt ra thời gian đạt được sự cải tiến.
- Cụ thể về quy trình sẽ được cải thiện.
- Không chứa giải pháp hay đưa ra nguyên nhân gốc rễ.
- Xác định được sự thành công (đưa ra số liêu cụ thể) là chìa khóa để cải tiến.
Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường được và có thể đạt được trong một thời gian đã hạn định cũng như liên quan đến kế hoạch kinh doanh của tổ chức. Và mục tiêu phải được trình bày một cách dễ hiểu, rõ ràng như sử dụng các giá trị bằng số và có thời gian hoàn thành cụ thể.
ThuHuong
