Chu trình PDCA

PDCA là gì?

Theo Wikipedia, PDCA hay Chu trình PDCA hay là chu trình Deming. Bởi vì chu trình này do Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart – người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30. Tuy nhiên Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.

Chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản ý nghĩa của cụm từ viết tắt này như sau:

Chúng ta luôn thấy PDCA được vẽ theo hình tròn chứ không phải là hình vuông hay hình thoi. Hơn thế lại là một vòng tròn không ngừng lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ).

Cho thấy chu trình PDCA là một vòng lặp, không phải chỉ là một quá trình với điểm khởi đầu và điểm kết thúc, mà thực chất là một chu trình được cải tiến liên tục không bao giờ ngừng để ngày càng tốt hơn hoàn thiện hơn.

Theo GEMBA Academic, PDCA được chia thành 8 bước nhỏ, như sau:

Để thực hiện việc lập kế hoạch, chúng ta cần tiến hành 5 bước:

Xác định/Làm rõ vấn đề (Clarify the problem)

Đây là bước rất quan trọng, cần phải mô tả thật rõ ràng và cụ thể vấn đề/tình huống đang gặp phải. Hãy đi đến tận nơi sự cố xảy ra để tiến hành quan sát và ghi nhận tất cả thông tin. Bên cạnh đó, cần phải nhanh chóng ngăn chặn sự cố lan rộng ra (hay ngăn chặn sản phẩm lỗi đến tay khách hàng)

Phân nhỏ vấn đề để giải quyết (Break Down the Problem)

Nếu sự cố là một vấn đề lớn và phức tạp thì chúng ta cần chia nhỏ thành những vấn đề cụ thể chi tiết. Bước này sẽ hơi mất thời gian vì chúng ta phải nghiên cứu các dữ liệu đầu vào và đầu ra, nhưng bù lại điều này giúp khoanh vùng phạm vi ảnh hưởng cũng như xác định mức độ ưu tiên (hay quan trọng) cho từng vấn đề.

Đặt mục tiêu cần phải đạt được (Set a target we will achieve)

Sự thật cho thấy rằng khi chúng ta có kế hoạch, có mục tiêu rõ ràng cụ thể mới thực hiện mọi việc một cách trôi chảy và không bị lạc hướng.

Phân tích nguyên nhân gốc rễ (Analyzing the root cause)

Điều quan trọng nhất của bước này, đó là cần phải GEMBA, nghĩa là đi đến nơi sự cố xảy ra, để tìm bằng chứng và tiến hành phân tích thay vì chỉ phân tích dựa vào thông tin trên những báo cáo. Công cụ hỗ trợ có thể dùng là 5Why. Sau khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ, chúng ta sẽ xác định được những hành động cần làm để loại bỏ những nguyên nhân này.

Phát triển giải pháp đối phó (Develop countermeasures)

Để thực hiện được bước này, chúng ta có thể dùng 5M&3W. Với  3W (What, When, Where) và 5M (Man, Machine, Material, Menthol, Money)

• What: Tên hành động mà bạn sẽ thực hiện
• When: Khi nào chúng ta làm
• Where: khoanh vùng phạm vi thực hiện, chúng ta sẽ làm ở đâu
• Man: Xác định ai sẽ thực hiện công việc đó
• Machine: máy móc, thiết bị được sử dụng, ví dụ như máy vi tính..
• Material: các vật liệu được sử dụng: có thể là bảng, viết hay giấy note
• Menthol: Cách thức mà bạn dự định sẽ làm (ví dụ có thể sử dụng phương pháp phỏng vấn, checklist, hay 7 công cụ thống kê…)
• Money: Là chi phí mà chúng ta có thể chi trả cho những hoạt động của dự án.

2. Do (thực hiện)

Sau khi xác định cụ thể những việc cần làm thì chúng ta tiến hành thực hiện nhưng đôi khi chúng ta không biết nên bắt đầu từ đâu. Vậy nên ở bước này có thể vận dụng Ma trận thời gian “Time Matrix” để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hoạt động để thực hiện:

Đến với bước 5 (See countermeasures through). Trong bước này đó là chúng ta phải quan sát quá trình thực thi các giải pháp và phải nắm rõ tình trạng của chúng. Một lời khuyên tốt nhất trong bước này là “Đừng bao giờ từ bỏ”. Hiển nhiên sẽ xuất hiện những khó khăn cản trở chúng ta, nhưng chúng ta phải sẵn sàng và kiên nhẫn chiến đấu tới cùng, mặc cho kết quả có thành công hay thất bại.

3. Check (Kiểm tra)

Bước số 6. Evaluate both results and the process: Đây là một bước rất quan trọng để đánh giá kết quả của giải pháp (bao gồm 2 kết quả: thành công hay thất bại) và tính hiệu quả của dự án vì đó là nền tảng cho những cải tiến sau này. Ở giai đoạn này thì phương pháp phỏng vấn được vận dụng triệt để để thu thập thông tin trực tiếp từ những người vận hành trong hệ thống, để tìm ra những lỗi sai hay hạn chế của dự án hiện tại. Một công cụ hỗ trợ rất hiệu quả mà chúng ta không thể bỏ qua, đó là sử dụng các checklist để ghi nhận lại cái gì thực hiện tốt và cái gì chưa ổn hay chưa thực hiện được

4. Act “Điều chỉnh”

Bước số 8. Standardize Success, Learn from Failures. Sau khi thu thập dữ liệu từ bước “Check”, tại bước này chúng ta tiến hành đánh giá, kết luận những hành động nào không thực hiện được và đúc kết những gì học được để đề xuất phương hướng cải thiện và bắt đầu một chu trình PDCA mới_ “No problem is a problem “

Sau khi thu thập dữ liệu từ bước “Check”, tại bước này chúng ta tiến hành đánh giá kết luận những hành động nào không thực hiện được và đúc kết những gì học được để đề xuất phương hướng cải thiện và bắt đầu một chu trình PDCA mới.

Sự khác nhau giữa “Act” và “Do” trong chu trình PDCA là gì?

Nhiều người còn phân vân về câu hỏi này và mình cũng là một trong số đó. Cho nên hôm nay mình muốn chia sẻ những gì mình hiểu đến các bạn:

• “Do” nghĩa là chúng ta tiến hành thực hiện những gì đã vạch ra trong bước “Plan”
• “Act” tại bước này chúng ta phải rút ra được bài học từ sự thất bại hay những hạn chế được tìm thấy từ bước “check”. Từ đó xác định những khía cạnh nào cần phải được cải tiến. Hay nói cách khác bước này chính là bước đề ra mục tiêu cho bước “Plan” của vòng lặp PDCA thứ hai.

Sự khác nhau giữa PDCA và DMAIC?

Điểm chung giữa hai phương pháp này là đều được dùng để cải tiến chất lượng của hệ thống. Tuy nhiên 2 phương pháp này có sự khác biệt nhất định mà chúng ta cần quan tâm:

• PDCA dùng cho các cải tiến quy mô nhỏ, độ phức tạp ít và gói gọn trong một phòng ban nào đó.
• DMAIC dùng cho những sự án quy mô vừa hay lớn, độ phức tạp cao đòi hỏi sự liên kết phối hợp nhiều bộ phận với nhau (cross- function) mới giải quyết được.

Han Vo