Sau khi xác định được nguyên nhân gốc rễ cũng như giải pháp loại bỏ nó. Bước tiếp theo trong quy trình RCA chính là bắt tay vào việc thực thi giải pháp.
Mục đích và lưu ý
Mục đích cuối cùng của bước này là triển khai thực hiện giải pháp loại bỏ nguyên nhân gốc. Đảm bảo rằng sự kiện/vấn đề được phân tích sẽ không tái diễn. Việc này đòi hỏi sự hợp tác và chấp nhận từ các bên liên quan đối với giải pháp được thực hiện. Để đạt được hiệu quả tốt ở bước này, cần lưu ý:
- Các bên liên quan cần hiểu rõ vì sao cần có sự thay đổi (áp dụng phương pháp mới; đầu tư vào thiết bị, phần mềm; đẩy mạnh đào tạo…). Điều này sẽ giúp tăng tính hiệu quả của việc thực hiện cũng như tạo nên sự hợp tác trên cơ sở hiểu nhau và hiểu về việc mình cần làm.
- Kiên nhẫn để chấp nhận rằng sự thay đổi sâu rộng sẽ không thể xảy ra tức khắc và triệt để như bạn muốn ngay được.
Các bước tiến hành “Thực hiện giải pháp”
1. Củng cố sự chấp nhận
Kết thúc bước 4 với đầu ra là giải pháp loại bỏ nguyên nhân gốc rễ. Chúng ta ghi lại, mô tả cụ thể, chi tiết về giải pháp. Nhưng cách hiểu và tiếp nhận của các bên liên quan về giải pháp này thì sao? Do đó, mục đích của việc củng cố sự chấp nhận là giúp nhóm RCA có một cái nhìn lại về việc này.
Sự chấp nhận và thấu hiểu của các bên liên quan cho giải pháp được đề xuất là hết sức cần thiết. Quá trình thay đổi có thể được xem như một công thức, bao gồm 3 yếu tố:
- E: Hiệu quả của sự thay đổi
- Q: Chất lượng phương pháp thay đổi
- A: Sự chấp nhận thay đổi của các bên liên quan
Khi đó, công thức là: E = Q x A
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, các quá trình thay đổi thành công có Q và A đều tốt. Bên cạnh đó, những quá trình thay đổi thất bại thường có A không cao. Điều này có nghĩa là, đôi khi một giải pháp nghe có vẻ đầy kỹ thuật, rất hay ho nhưng không đảm bảo được rằng việc áp dụng nó sẽ thành công.
2. Xác định nhóm/người thực hiện
Có 3 phương án lựa chọn nhóm thực hiện như bên dưới:
- Nhóm RCA ban đầu: Đây là nhóm nắm rõ về dự án nhất, hiểu giải pháp đề xuất và có thể là đơn vị được trang bị tốt nhất để thực hiện.
- Nhóm thực hiện chuyên dụng: Bao gồm các thành viên từ nhóm RCA ban đầu và những người khác cần thiết để đảm bảo đủ quyền quản lý các công tác thực hiện. Cách này là kết hợp giữa cái nhìn chi tiết trong việc phân tích với thẩm quyền thực hiện chính thức.
- Đơn vị/nhóm vận hành thay đổi trực tiếp: Trong nhiều trường hợp, cố gắng tạo ra sự thay đổi mà không có sự hỗ trợ từ ban quản lý của chính khu vực đó có thể là một bài tập vô ích. Thường thì việc phân tích và phát triển giải pháp là nhóm cải tiến. Còn việc thực hiện thay đổi là nhóm vận hành trực tiếp (nơi mà diễn ra sự thay đổi đó).
3. Tạo kế hoạch thực hiện
Việc có một kế hoạch thực hiện rõ ràng, cụ thể, chi tiết sẽ giúp cho quá trình thưc hiện hiệu quả hơn. Bao gồm:
- Ai thực hiện?
- Thời hạn?
- Tài nguyên để tham gia và hỗ trợ thực hiện?
- Dự toán chi phí, ngân sách?
- Nhu cầu đào tạo? …
Có thể sử dụng biểu đồ Gantt để thể hiện các nhiệm vụ và tiến độ dự án cho kế hoạch thực hiện. Tuy nhiên, kế hoạch thực hiện không chỉ là lịch trình. Nó thường có hình thức của một đề xuất dự án. Về bản chất, nhóm RCA đang yêu cầu ban quản lý một khoản đầu tư về thời gian, tài nguyên và tiền bạc. Do đó, nên tổ chức một cuộc họp để trình bày dự án cũng như sự phê duyệt cho dự án.
4. Thực hiện giải pháp
Cần nhớ rằng đây không phải là một nhiệm vụ nhanh gọn hay thực hiện một lần rồi thôi. Bước này đôi khi có thể là một bước dài. Đôi khi là vài tháng. Một số hoạt động chính là:
- Thực hiện theo kế hoạch và theo dõi tiến độ
- Trường hợp có sự chậm trễ thì phải xác định lý do chậm trễ. Nhanh chóng đưa ra hành động khắc phục
- Chủ động thúc đẩy sự thay đổi
Có thể nói, đây là bước quản lý dự án cốt lõi.
Trên đây là nội dung bước thứ 5 trong quy trình RCA. Mời các bạn tiếp tục theo dõi bước tiếp theo (bước cuối cùng của quy trình này) tại Vietquality
Ai Le
