[Phân tích nguyên nhân gốc rễ] Bước 4: Tìm giải pháp

Sau quá trình gian nan sàng lọc, điều tra, phân tích, xử lý một mớ bồng bông. Cuối cùng xác định được gốc rễ của vấn đề thông qua bước 3 – Tìm nguyên nhân gốc rễ. Đến đây đã là một thành công, nhưng chưa xong, vì mục đích là giải quyết triệt để vấn đề. Mời các bạn đi đến bước 4 – Tìm giải pháp.

Một số lưu ý

Mục đích của bước này là xây dựng được các giải pháp khả thi giúp loại bỏ nguyên nhân gốc rễ. Một số lưu ý ở bước này là:

• Nên thu hút những người có ý tưởng về các giải pháp có thể. Nhóm RCA có thể không có đủ kiến thức về tất cả các giải pháp khả thi. Và do đó, nên liên hệ thêm nhiều người có thể có kiến thức hữu ích.
• Nên kêu gọi những người sẽ bị ảnh hưởng tham gia. Những người mà sau này sẽ sống với giải pháp, cần phải hài lòng với nó và quá trình dẫn đến nó. Nếu không, họ có thể trở nên thụ động hoặc chủ động phản đối nó.
• Nếu những người liên quan cảm thấy rằng đây là giải pháp của họ, thì bạn đã thành công.
• Hết sức tỉnh táo và giữ đà cho những bước tiếp theo cho đến khi kết thúc quá trình RCA. Tránh bị xao nhãng với suy nghĩ là tìm được nguyên nhân gốc rễ (phần gian nan nhất) rồi mà lơ là các phần kế tiếp.

Tìm kiếm giải pháp

Khai thác từ nguyên nhân gốc rễ:

Nghĩa là xem lại bức tranh tổng quát mà trong đó có nguyên nhân gốc rễ. Đồng thời, xem xét sự tương quan giữa các bên liên quan liên quan đến nguyên nhân gốc rễ. Có những vấn đề, sẽ dễ dàng nhận ra giải pháp nhanh chóng. Tuy nhiên, không tránh khỏi những vấn đề thậm chí thấy được nguyên nhân gốc rễ rồi đó. Nhưng để có được giải pháp phù hợp lại không đơn giản.

Xác định giải pháp:

Ở bước này, cũng có thể dùng Brainstorming để đưa ra các giải pháp. Sàng lọc, sắp xếp để chọn được giải pháp phù hợp nhất. Về cách thức có thể nói là tương tự như việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ, nhưng ở đây là tìm giải pháp. Đối với nhiều người, từ giải pháp nghe có vẻ như là một thứ hữu hình, thường ở dạng thiết bị hoặc tính năng vật lý. Nhưng trong bối cảnh này, một giải pháp có thể có nhiều dạng khác nhau. Ví dụ: thói quen hoặc quy trình mới; hệ thống chất lượng; kỹ thuật, kỹ năng mới; tăng trách nhiệm nhân viên…

Ghi lại cụ thể, chi tiết các giải pháp:

Đôi khi bạn nghĩ là thừa, nhưng việc này rất quan trọng và cần thiết. Dưới đây là một số lý do cho việc cần ghi lại các giải pháp:

• Các giải pháp đưa ra có thể sẽ do một ai đó, hoặc một nhóm không phải đội RCA chịu trách nhiệm thực hiện.  Trong trường hợp này, một mô tả kỹ lưỡng về giải pháp là hoàn toàn cần thiết. Ngay cả khi dù có sự tương tác chặt chẽ giữa nhóm thực hiện và nhóm RCA ban đầu.
• Ở giai đoạn này, bạn có thể có một ý tưởng tốt về giải pháp. Nhưng việc mô tả nó một cách chi tiết đòi hỏi bạn phải làm rõ mọi thứ. Và điều này thì rất cần thiết cho việc thực hiện giải pháp về sau.
• Các bên liên quan khác của quy trình RCA cũng mong muốn sẽ được thông báo về kết quả phân tích.
• Việc ghi lại rất quan trọng cho các quá trình trong tương lai và các quy trình cải tiến về sau, thậm chí nên bao gồm cả lịch sử của dự án.

Trên đây là bước 4 của quy trình RCA. Để xem thêm các bài viết liên quan, mời các bạn tìm theo từ khóa “nguyên nhân gốc rễ” tại Vietquality.

Ái Lê